如果希望创建一组文档（如一个寄给多个客户的套用信函或一个地址标签页），可以使用邮件合并。每个信函或标签含有同一类信息，但内容各不相同。例如，在致客户的多个信函中，可以对每个信函进行个性化，称呼每个客户的姓名。每个信函或标签中的唯一信息都来自数据源中的条目。
邮件合并过程需要执行以下所有步骤：
1.设置主文档。主文档包含的文本和图形会用于合并文档的所有版本。例如，套用信函中的寄信人地址或称呼语。
2.将文档连接到数据源。数据源是一个文件，它包含要合并到文档的信息。例如，信函收件人的姓名和地址。
3.调整收件人列表或项列表。Microsoft Office Word 为数据文件中的每一项（或记录）生成主文档的一个副本。如果数据文件为邮寄列表，这些项可能就是收件人。如果只希望为数据文件中的某些项生成副本，可以选择要包括的项（记录）。
4.向文档添加占位符（称为邮件合并域）。执行邮件合并时，来自数据文件的信息会填充到邮件合并域中。
5.预览并完成合并。打印整组文档之前可以预览每个文档副本。
您可以使用“邮件”选项卡上的命令来执行邮件合并。
提示 还可以使用“邮件合并”任务窗格执行邮件合并，该任务窗格将分步引导您完成这一过程。若要使用任务窗格，请在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”，然后单击“邮件合并分步向导”。
设置主文档
1 .启动 Word。
默认情况下，一个空白文档将会打开。让该文档开着。如果关闭该文档，便无法使用下一步的命令。
2. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“开始邮件合并”。
3.单击要创建的文档的类型。
例如，您可以创建：
•一组信封 所有信封的寄信人地址都相同，但每个信封的收信人地址都不相同。单击“信封”，然后在“信封选项”对话框的“信封选项”选项卡上，指定所需信封尺寸和文本格式。
•一组地址标签 每个标签都显示一个人的姓名和地址，但每个标签上的姓名和地址都不相同。单击“标签”，然后在“标签选项”对话框中指定所需标签类型。
•一组套用信函或电子邮件 所有信函或邮件的基本内容都相同，但每一信函或邮件还包含收件人的唯一信息，如姓名、地址或其他信息。单击“信函”或“电子邮件”创建相应类型的文档。
•目录 每一项都会显示相同类型的信息，如名称和说明，但每一项的名称和说明都不相同。单击“目录”创建此类型文档。
恢复邮件合并
如果需要停止邮件合并，可以保存主文档，以后再恢复合并。Microsoft Office Word 将保留数据源信息和域信息。如果停止合并前使用的是“邮件合并”任务窗格，Word 将在恢复合并时转到您在任务窗格中的位置。
当您准备就绪，可以开始恢复合并时，请打开文档。
Word 会显示一条消息，要求您确认是否要打开文档，那样会运行 SQL 命令
由于此文档已连接到数据源，而且您要检索数据，因此单击“是”。如果您在打开文档时不了解该文档是否已连接到数据源，可以单击“否”，以防止对数据的潜在恶意访问。
此时，文档文本和您插入的所有域都会显示出来。单击“邮件”选项卡，恢复工作。
将文档连接到数据源
要将信息合并到主文档，必须将文档连接到数据源或数据文件。如果还没有数据文件，则可在邮件合并过程中创建一个数据文件。
请执行下列操作之一：
· 如果要使用 Outlook 中的“联系人”列表，请单击“从 Outlook 联系人中选择”。
· 如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。
· 如果还没有数据文件，请单击“键入新列表”，然后使用打开的表格创建列表。该列表将被保存为可以重复使用的数据库 (.mdb) 文件。
注释 如果安装了 2007 Microsoft Office system（而不是单独安装 Microsoft Word），则还可以使用 Microsoft Query 来构造查询.并从外部数据源。检索所需的数据。
调整收件人列表或项列表
您在连接某个数据文件时，可能不希望将该数据文件中所有记录的信息都合并到主文档。
要缩小收件人列表或使用数据文件中记录的子集，请执行下列操作：
1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中，单击“编辑收件人列表”。
2. 在“邮件合并收件人”对话框中，请执行下列任一操作：
· 选择单个记录 此方法最适合短列表的情况。选中要包括的收件人旁边的复选框，清除要排除的收件人旁边的复选框。
如果合并时只希望包括少数几个记录，可以清除标题行的复选框，然后只选中要合并的记录。同样，如果要包含列表中的大部分内容，则可选中标题行中的复选框，然后清除不想包含的记录的复选框。
· 排序记录 单击您要作为排序依据的项目的列标题。将按字母顺序升序（从 A 到 Z）对列表进行排序。再次单击该列标题，将按字母顺序降序（从 Z 到 A）对列表进行排序。
如果要进行更复杂的排序，请单击“调整收件人列表”下的“排序”，并在“筛选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。例如，如果要在每个邮政编码内，将收件人地址按姓氏以字母顺序排序，并且邮政编码按数字顺序排列，则可以使用这种排序方法。
· 筛选记录 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的记录，这种方法十分有用。筛选列表后，可以使用复选框包含和排除记录。
要筛选记录，请执行下列操作：
1. 在“调整收件人列表”下，单击“筛选”。
2.在“筛选和排序”对话框的“筛选记录”选项卡上，选择要应用的筛选条件。
例如，如果仅为国家/地区是澳大利亚的地址生成主文档副本，则单击“域”列表中的“国家或地区”，“比较”列表中的“等于”，以及“比较对象”列表中的“澳大利亚”。
3.若要进一步调整筛选，请单击“与”或“或”，并指定更多的条件。
例如，如果只为慕尼黑的企业生成主文档副本，则筛选“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名称”域不为空的记录。如果在此筛选中使用“或”而不使用“与”，邮件合并将包含所有慕尼黑的地址，以及其他城市中包含公司名称的所有地址。
注释 如果已经安装了地址验证软件，可以单击“邮件合并收件人”对话框中的“验证地址”，来验证收件人地址。
向文档添加称为邮件合并域的占位符：将主文档连接到数据文件之后，就可以键入文档文本并添加占位符，占位符用于指示每个文档副本中显示唯一信息的位置。占位符（如地址和问候语）称为邮件合并域。Word 中的域与所选数据文件中的列标题对应。
数据文件中的列代表信息的类别。添加到主文档中的域是这些类别的占位符。
数据文件中的行代表信息的记录。进行邮件合并时，Word 为每个记录生成一个主文档副本。
在主文档中放置一个域，表示希望在该处显示某个信息类别（如姓名或地址）。
注释 将邮件合并域插入主文档时，域名称总是由尖括号 (« ») 括住。这些尖括号不会显示在合并文档中。它们只是帮助将主文档中的域与普通文本区分开来。
合并时发生的情况
进行合并时，数据文件第一行的信息替换主文档中的域，从而创建第一个合并文档。数据文件第二行的信息替换域，从而创建第二个合并文档，依此类推。
使用域：示例
可以将数据文件中的任何列标题作为域添加到主文档中，从而为设计套用信函、标签、电子邮件和其他合并文档提供灵活性。例如：
· 假定您要创建一个信函，用于通知一些本地企业您已将这些企业列入年度城市导游手册。如果您的数据文件包含一个“公司”列，其中列出了您要联系的每个企业的名称，那么，您可以插入 «公司» 域而不必逐个键入这些公司的名称。
· 假定您要向客户发送季度电子邮件，邮件内容是新产品和特别优惠的通知。如果要使发给最佳客户的邮件个性化，可以向数据文件添加一个“个人便笺”列，在该列中可以键入备注，如：“米勒小姐，这款新的饰品正是您一直想要的。”。在主文档中插入 «个人便笺» 域以后，您就可以在某些邮件的底部加上这些便笺。
· 假定您的邮寄列表用于新闻稿订户，您的数据文件包含一个名为“到期日”的列，用于存储每个订阅到期日。如果运行合并之前将 «到期日» 域放置到标签主文档中，则每位订户都将在其邮件标签上看到自己的订阅到期日。
您可使用标点符号组合和分隔域。例如，要创建地址，可以在主文档中这样设置域：
«名字» «姓氏»
«街道地址»
«城市»，«省/市/自治区» «邮政编码»
对于经常使用的内容（如地址块和问候语），Word 提供了将多个域组合在一起的复合域。例如：
· 地址块域是几个域的组合体，包括名字、姓氏、街道地址、城市和邮政编码。
· “问候语”域可以包含一个或多个名称域，具体取决于您所选的称呼。
可以自定义每个复合域的内容。例如，在地址中，您可能希望选择正式的名字格式（例如“任家双先生”）；在问候语中，您可能想直接写对方的姓名而不加“尊敬的”。
将邮件合并域映射到数据文件
为了确保word能在数据文件中找到与每个地址或问候语元素对应的列，您可能需要将 Word 中的邮件合并域映射到数据文件中的列。 要映射域，请单击“邮件”选项卡上“编写和插入域”组中的“匹配域”。
“匹配域”对话框将打开。
地址和问候语的元素在左边列出。数据文件中的列标题在右边列出。
Word 搜索与每一元素相匹配的列。在插图中，Word 自动将数据文件的“姓氏”列与“姓氏”匹配。但 Word 无法匹配其他元素。例如，在此数据文件中，Word 不能匹配“名字”。
在右侧的列表中，可以从数据文件中选择与左侧元素相匹配的列。在插图中，“姓名”列现在与“名字”相匹配。“尊称”、“唯一标识符”和“中间名”不能匹配也无妨。邮件合并文档不需要使用所有域。如果添加的域不包含数据文件中的数, , 据，则该域在合并文档中将显示为空占位符，空占位符通常为空行或隐藏域。
键入内容并添加域
在主文档中，单击希望插入域的位置。
使用“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组。
3.添加以下任何一项：
包含姓名、地址和其他信息的地址块
1. 单击“地址块”。
2.在“插入地址块”对话框中，选择要包含的地址元素以及要使用的格式，然后单击“确定”。
3.如果出现“匹配域”对话框，则 Word 可能未找到地址块需要的某些信息。单击“(不匹配)”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。
问候语
1. 单击“问候语”。
2. 选择问候语格式，其中包括称呼、姓名格式和所带的标点。
3 .选择在 Microsoft Word 无法识别收件人姓名（例如，数据源不包含收件人的名字或姓氏，仅包含公司名称）时希望显示的文本。
4. 单击“确定”。
5. 如果出现“匹配域”对话框，说明 Word 可能无法找到问候语所需的某些信息。单击“(不匹配)”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。
单个域
可以插入单个域中的信息，如名字、电话号码或捐赠者名单中的一笔捐款额。若要将来自数据文件的域快速添加到主文档中，请单击“插入合并域”旁边的箭头，然后单击域名称。
有关在文档中插入单个域的更多选项，请执行下列操作：
1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中，单击“插入合并域”。
2. 在“插入合并域”对话框中，请执行下列操作之一：
· 要选择即使在数据源的域名与您的域名不同时，也能自动对应到数据源中域的地址域，请单击“地址域”。
· 要选择始终直接从数据文件中的列提取数据的域，请单击“数据库域”。
3. 在“域”框中，单击所需的域。
4. 单击“插入”，然后单击“关闭”。
5. 如果出现“匹配域”对话框，则 Microsoft Word 可能未找到插入域所需的某些信息。单击“(不匹配)”旁边的箭头，然后从数据源中选择对应于邮件合并所需域的域。
注释 如果从“数据库域”列表插入域，并在稍后切换到数据源，但数据源中的列名与插入的域名不同，那么 Word 无法将该域的信息插入合并的文档中。
Outlook 联系人自定义域
在主文档中包括自定义联系人域的唯一方法是在 Outlook 内开始邮件合并。首先，使用要在合并中使用的域设置联系人视图。然后，开始邮件合并。选择所需设置后，Word 自动打开，即可完成合并。
设置包含自定义域的联系人视图
1. 在“Outlook 联系人”的“视图”菜单上，指向“当前视图”，然后单击“电话列表”。
2.右键单击一个列标题，然后单击“字段选择器”。
3.在“字段选择器”对话框顶部的下拉列表中，选择“文件夹中用户定义的字段”。
4. 拖动要从对话框添加到列标题的域。一个小红箭头会帮助您将域放置在所需位置。
5. 在视图中添加完所有自定义域后，关闭“字段选择器”对话框。
6. 要删除不想在邮件合并中包含的域，请在“电话列表”视图的列标题中单击域名，然后将它拖出列标题。
从 Outlook 运行邮件合并
1.在 Outlook 联系人中，通过下面的方法选择各个联系人：按住 Shift 并单击以选择某一区域，或按住 Ctrl 并单击以选择各联系人。如果希望包括视图中当前可见的所有联系人，则不要单击任何联系人。
2. 在“工具”菜单上，单击“邮件合并”。
3. 如果已经选择了要包含在合并中的单个联系人，则单击“选定的联系人”。如果要包括视图中当前可见的所有联系人，则单击“当前视图中的所有联系人”。
4. 如果已经配置了电话列表视图，使它仅显示要在邮件合并中使用的域，则单击“当前视图中的联系人字段”。否则，单击“所有联系人字段”，使所有联系人域在合并中都可用。
5.如果要为合并生成新的主文档，则单击“新建文档”。否则，单击“现有文档”，然后单击“浏览”找到要用作主文档的文档。
6.如果要保存已选择的联系人和域，以便重复使用，则选中“永久文件”复选框，然后单击“浏览”保存该文件。这些数据作为逗号分隔的数据保存在 Word 文档中。
7. 选择所需的任何合并选项：
· “套用信函” 为大宗邮件准备一批信函。
· “邮寄地址” 为大宗邮件设置地址标签。
· “信封” 为大宗邮件设置信封。
· “目录” 创建包含目录或地址列表的单个文档。
· “新建文档” 生成合并文档，这些文档可在 Word 中单独编辑。
· “打印机” 将合并文档直接发送至默认打印机。
· “电子邮件” 生成要用作电子邮件的合并文档。准备就绪可以在 Word 中完成合并时，在“邮件”选项卡的“完成”组中，单击“完成并合并”，然后单击“发送电子邮件”。“主题”行填写的是在 Outlook 中的“邮件合并联系人”对话框内键入的文本。
8.单击“确定”。在 Word 中打开文档时，在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中，单击“插入合并域”旁边的箭头，然后单击要添加到文档中的域。
注释
· 不能手动键入合并域字符 («« »»)，也不能使用“插入”菜单上的“符号”命令。必须使用邮件合并。
· 如果合并域出现大括号内，如{ MERGEFIELD City }，则 Microsoft Word 显示域代码而不显示域结果。这不会影响合并，但如果要显示结果，请右键单击域代码，然后单击快捷菜单上的“切换域代码”。
设置合并数据的格式
数据库和电子表格程序（如 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel）将键入单元格的信息存储为原始数据。在 Access 或 Excel 中应用的格式（如字体和颜色）不会与原始数据一起存储。当您把来自数据文件的信息合并到 Word 文档时，您合并的是不带所应用格式的原始数据。
若要设置文档中数据的格式，请选择邮件合并域并设置其格式，就像为任何文本设置格式一样。确保所选内容包含域两边的尖括号 (« »)。
预览并完成合并
向主文档添加域之后，即可预览合并结果。如果对预览结果满意，则可以完成合并。
预览合并
在实际完成合并之前，可以预览和更改合并文档。
要进行预览，请在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中执行以下任一操作：
· 单击“预览结果”。
· 通过使用“预览结果”组中的“下一记录”和“上一记录”按钮，逐页预览合并文档。
· 通过单击“查找收件人”来预览某个特定文档。
注释 单击“邮件”选项卡上“开始邮件合并”组中的“编辑收件人列表”，打开“邮件合并收件人”对话框，如果有不希望包括的记录，可以在此处对列表进行筛选，也可以清除收件人。
完成合并： 您可以打印合并文档，也可以对其分别进行修改。您可以对所有文档或文档子集进行打印或更改。
打印合并文档：1.在“邮件”选项卡上的“完成”组中，单击“完成并合并”，然后单击“打印文档”。
2.选择是打印整组文档、仅当前可见的副本，还是根据记录编号指定的文档子集。
更改单个文档副本：3.在“邮件”选项卡上的“完成”组中，单击“完成并合并”，然后单击“编辑单个文档”。
4. 选择是编辑整组文档、仅当前可见的副本，还是根据记录编号指定的文档子集。Word 将要编辑的副本保存到一个文件中，用分页符分隔每个文档副本。
保存主文档
请记住，保存的合并文档与主文档是分开的。如果要将主文档用于其他的邮件合并，最好保存主文档。
保存主文档时，还会保存与数据文件的连接。下次打开主文档时，将提示您选择是否要将数据文件中的信息再次合并到主文档中。
· 如果单击“是”，则文档打开时将包含合并的第一条记录的信息。
· 如果单击“否”，则将断开主文档与数据文件之间的连接。主文档将变成标准 Word 文档。域将被第一条记录中的唯一信息替换。
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