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样式可以帮助您快速修改文章格式,使文章风格统一,为接下来自动编号和创建目录奠定坚实的基础。对比以下情景,100多页的标书,大小各级标题加起来几十个,以前的我使用传统方法,逐个使用字体和段落去设置各级标题文字格式,加上编号来回修改,花多少时间有多费劲就别提了,交上去经理就提一个要求:“把标题换成现在流行的微软雅黑,还有颜色都换成蓝色的。”我回来按个找标题,换字体换颜色,100多页翻起来头就大了,有同学说我会使用格式刷,那还得挨个找到了再洗涮刷不是,万一眼花漏了几个,绝世而独立地站在那儿多难看。就算我找到一个标题重新刷一遍用3秒 ,100个标题是300秒,就是5分钟,这只是修改的时间,还没算上开始写文章时设置所花的更多的时间,曾经有多少光阴和脑细胞就这样白白浪费。
现在的我不是那样了,我使用样式设置格式,我点一个按钮,新标题连编号带格式都自动出现,我只管输入文字,我想修改的时候,字体字号颜色底纹?我连每个标题在哪儿都不用管,就按照领导要求修改一遍,注意仅仅一遍,所有的标题格式瞬间自动随之改变。就这么快,使用样式使工作效率提升,把精力用在该用的地方上。
与样式初次亲密接触
word作为一个全球使用最广泛的办公软件,样式是其最基本的功能,只不过在从前的版本中比较隐蔽,就像我经常鼓励自己:赚钱的机会是到处存在的,只是俺们穷人还没有发现。从word2007版本开始,样式面板终于浮出水面,占据了开始选项卡里的右半壁江山。
我们新建一篇文档,样式面板中会显示如下情景,这是文章排版最常用到的几种基本样式名称。一篇文章的基本结构往往和普通公司基本结构惊人的一致,从大到小,等级森严,文章中标题样式最大,标题1、标题2依次降级。到我们干活的芸芸众生对应的就是Office的正文部分。
我使用的是2010版本,您可以通过下图的设置选中word 2010样式集(使用2007版本的同学可以选word 2007)效果近似,不做修改的话也没关系,只是字体、颜色显示略有不同。
我的方案中输入几个标题内容,不需要设置任何格式项目方案
方案特点
实现目标
确保内部信息安全
确保客户信息安全
技术优势
将光标放在“项目方案”行内(提示:不需要选中整行文字),点样式选项卡里的标题1;光标放在“方案特点”、“实现目标”“技术优势”每行内(或者行左侧左击一下选中整行),点标题2,光标放在“确保内部……、确保客户”两行内,点标题3,效果如下左,文字前面出现的黑点只是显示出标题的段落分页设置,在实际文章中是不显示
屏幕显示
最终打印效果
现在我要产生自动编号了,光标放在页面中哪个标题行都可以,点选图示多级列表按钮列表库中的第二排第三个按钮,立刻出现下面编号效果
现在我想要继续输入下一个1.4编号内容,在1.3后按下回车后,先点一下样式里的标题2按钮,1.4自动出现,而且文字格式与前面完全相同,输入“使用环境”,现在再次按下回车点标题3按钮,1.4.1编号自动出现,继续输入文字。
点标题1按钮,就会出现2 等待输入第二部分内容,如果不选择任何标题样式,直接输入每章节的具体文字内容了。
如果您使用的是2010版本,更加恭喜,word给您提供了新的非常好用的导航功能,打开视图选项卡,选中导航窗格,现在屏幕左侧出现导航窗格,(有点像幻灯片中的大纲视图),无论您未来的文章有多复杂,文章的各级标题结构在导航窗格里都可以看的一清二楚,更方便的是,您可以试着在导航窗格里使用鼠标左键将“1.4使用环境”拖动到“1.3技术优势”之上,发现没有:不但1.4的文字全部移到上面,所有的编号都自动改变了。
您再也不用边绞尽脑汁想方案,还惦记着保持格式一致还有怎么编号了,就这么简单,只要使用了正确的标题样式,格式和编号会自动延续。
想一次性修改标题颜色吗?选中1.1行,在常规的字体设置部分修改颜色为红色,然后确定光标还放在1.1行内,如下图所示,在标题2处右击,按下“更新标题2以匹配所选内容”,立刻马上,1.1—1.4所有的标题全部红彤彤了。您再新建1.5,它肯定还是红色的。