每天收到许多邮件，虽然懂得邮件礼仪的人逐渐多了起来，但是跟基数相比，写得很符合职业规范的却寥寥无几，甚至有的人完不成工作、达不成合作、以致造成误解却不知道什么原因。

　　基于多年在职场的经验，总结了受欢迎邮件的写法，供大家参考。

　　一忌不称呼

　　不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。

　　正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。当然十分熟悉的情况下，可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有礼貌，除非确定自己是上级或长者。

　　二忌乱称呼

　　比较忌讳的是管所有人都叫经理，普通员工自然很高兴，但会冒犯比经理职位高的人。

　　通常称呼他人可省去“副”字，但尽量不要跳级，更不可给别人降级。例如对方是副经理，可以称呼“姓氏+经理”，但不要称呼“姓氏+总”；而如果对方是副总裁，则不可称呼对方为经理或总经理。

　　三忌回复所有人

　　通常只需要答复发件人，很少有需要全部回复的情况，尽管对方可能同时发给了很多人。为了减少给别人带来的不必要麻烦，用“回复”功能即可；如果很有必要抄送给其他人，则尽量自己根据实际需要有选择性地写上去。

　　尤其需要注意的是，好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；这与表扬当众，批评不当众是一个道理。当然，那种利用便利的往来邮件打嘴仗的行为只能影响个人形象。

　　发件人为了避免出现对方随意点击“回复所有人”的不职业情况，可以把大批量的收件人地址放在“密送”处，然后在正文起始位置写上收信人的群体名称，例如“致：各事业部经理”等，有利于收信人清晰了解与自己同时收到邮件的还有哪些人，同时避免了垃圾邮件的产生。

　　四忌把老板列为收件人之一

　　常见人们写信，几个收信人中，自己的老板是其中一位，这通常会被老板认为不太尊重他。

　　如果是写给老板的信，则需要单独写给他，无须抄送其他人。当然，更不能写给老板的同时，抄送其他人。我曾在不少培训的场合问过学员，如果他们是老板收到类似的信会有什么反应，他们认为有不被信任的感觉，甚至有威胁的味道。

　　如果需要老板了解某个相关的事项，则致他人的同时，抄送给老板比较妥当。例如需要就一个提案征求大家的建议，则可以写给大家抄送老板；若需要同时征求老板的意见，则需单独写给老板，或在抄送的同时，在正文中单独写一段“请老板指教”的话。

　　五忌人名不排序

　　收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。

　　最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。

　　有内外之别时，以客为先。