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职场中的人每隔一段时间就要对自己的工作作出汇报,汇报的内容很多,其中包括过去的工作成绩、工作中存在的不足、未来的工作计划等。一般来说,汇报的基本形式有三种——口头汇报、书面汇报和电话汇报。
1.口头汇报
这种汇报形式的优点在于,时间可长可短,能够突出要点,在表迖上比较灵活;它的缺点是,容易受到时间、地点及汇报人情绪的限制,往往丢三落四,难以全面而充分地汇报问题。
2.书面汇报
书面汇报的长处在于能够全面、系统、深入、细致地反映情况,材料周全,思维缜密’论理充分;缺点在于时效性差。
3.电话汇报
它的最大优势在于时效性强,不耽误工作;缺点则在于双方难以深人展开交流。
我们这里说的汇报礼仪,基本上是口头和书面礼仪。汇报工作的礼仪主要有以下几点:
1.遵守时间,不可失约
在汇报工作时,要有极强的时间观念,确保准时到迖D这是非常重要的礼节。如果到的过早,上司可能会因为没有准备好而难看,但也不能迟.到,以免让上司等候过久而影响心情。如果迟到,应当先表示歉意,说明迟到原因。
2.进办公室时应注意礼貌
到达上司的办公室时,应当先轻轻敲门,获得允许后才能进去。即便办公室的门敞开着,也应当先敲门,以便让上司知道有人要进来。另外,仪态举止要优雅大方,彬彬有礼,不能不修边幅。汇报时要站有站相,坐有坐相,语言要文雅简练,不可拖沓,表述要准确明了,不能模棱两可。
3.汇报内容要实事求是,不可瞒报
对于自己的工作情况,要如实地向上司反映,不能只投其所好,歪曲、隐瞒工作内容,不可只报喜不报忧,有成绩要汇报,有困难也要汇报,以便及时找到解决办法。汇报工作时,不能东拉西扯,与工作无关的事情尽量不要汇报,更不要在上司面前“打小报告”。另外,语调、声音要大小适当,语速适中,语言简练,条理清楚,内容突出,让上司在很短的时间内就能了解你的工作情况。
4.保持情绪稳定
汇报工作时,不可因为上司的赞赏而大为兴奋,甚至手舞足蹈,也不应因为上司的否定而心灰意冷,情绪消沉,即便自己是正确的,也不可顶撞上司,而是应当始终保持积极的正面态度。另外,上司在发表个人意见的时候,不要轻易打断,最好能在上司表述结束之后,再发表自己的观点。
5.汇报结束后,如果领导仍旧兴致高昂,下属仍然要以礼相待不可频繁看表,不可东张西望,也不能打哈欠,避免有不耐烦的体态语出现,否则领导会认为你对他的谈话不感兴趣。应该耐心地等到上司表示结束时才可以告辞。下属起身告辞时,要注意整理好自己的材料,领导送别时要主动说“请留步”“谢谢”等礼貌用语。