一  总  则

 

    第一条  为了加强和规范公司的行政公文管理工作，提高公文质量和工作效率，使之规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

    第二条  公司公文（包括电报，下同）是具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

    第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理必须严格执行国家法律、法规和其他有关规定，坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。

 

二  公文种类

 

    第四条  公司常用的公文种类有：

    （一）决定

    适用对重要事项或者重大行动的安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

    （二）通知

    适用于对公司系统发布规章制度，传达要求下级机关执行、遵守、办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，批转下级机关的公文，转发上级机关、同级和不相隶属单位的公文，印发本机关的重要规范性公文，任免人员。

    （三）通报

    适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

    （四）报告

     适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级机关的询问。 

    （五）请示

     适用于向上级机关请求指示、批准。

    （六）批复

     适用于答复下级机关的请示事项。

    （七）意见

     适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    （八）函

     适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批事项。

    （九）会议纪要

     适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位及有关单位共同遵守执行的事项。

     会议决定事项如涉及人事任免、机构设置、人员编制以及政策性强、涉及面广的重大事项等，应以其他文种专项行文。

 

三  公文格式

 

    第五条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印制数量等部分组成。

    （一）秘密等级

    涉及国家秘密和公司有关工作、商业秘密的公文应当按要求标识秘密等级。

    秘密等级分秘密、机密、绝密三个等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

    （二）紧急程度

    紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

    紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

    （三）份数序号

    公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标明公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

    （四）发文机关

     发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm。对于上报的公文(如“请示”等)，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行依次标识。

    发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于21mmxl4mm(高×宽)。

    （五）发文字号

    发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文，只标明排列在前机关(主办机关)发文字号。

    在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字标识，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

    行文机关应当确定本机关简明、统一的机关代字，上行文机关代字后用“字”，下行文机关代字后用“发”。上行文的机关代字应报上级机关备案。

    （六）签发人

    公文应当注明签发人、会签人姓名，排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

    如有多个签发人(会签人)，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

    （七）公文标题

    公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

    公文标题标识在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

    （八） 主送机关

    主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称，或者使用准确、统一的规范化统称。

    主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

    （九）正文

    公文正文在主送机关名称下1行，每自然段左空2字回行顶格。数字、年份不能回行。公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

    （十）附件

    公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。印发、批转、转发的文件，应在标题和正文中表述，不再于成文日期前作附件说明。

    附件说明在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识，“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．x x x x x”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

   （十一）成文日期

    成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。成文日期的标识位置见下款。

   （十二）印章

    公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

    单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内， 端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

    当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

    当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距，字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

    （十三）附注

    公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。“请示”应当在附注处注明联系人(具体承办人员)的姓名和电话。

    （十四）版记

    公文主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、打字人姓名、校对人姓名和印发数量等统称版记。版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中印发机关印发日前及其以上各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

    公文应正确标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

    抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称，例行在较大范围内抄送的，用准确、统一的规范化统称。抄送机关标识在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字，“抄送”后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

    印发机关指公文处理的管理机构，印发时间为公文付印日期。印发机关和印发日期标识位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。

打字人姓名、校对人姓名和印发数量标识于印发机关与印发时间之下，用3号仿宋体字。打字人姓名左空一字，印发数量右空一字，校对人姓名居中，“打字”、“校对”、“印数”后均标全角冒号，印数用阿拉伯数码标识。

    （十五）排版

    公文文字从左至右横写、横排。公文中各组成部分的标识，应分别使用规定的字号和字体。

    第六条  会议纪要格式

    会议纪要标识由“×××××会议纪要”或“会议纪要”组成。其标识位置同下行文文头格式，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。其他要素从本办法相关要素说明。

    第七条  公文页码

    公文页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，居右空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。

    第八条  公文中表格

    公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的右下角。

    第九条 公文用纸

    公文用纸采用国际标准A4型纸(210mm× 297mm)。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

    公文印品要求着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

    公文应左侧装订，不掉页。平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。

 

四  行文规则

 

    第十条  公司机关各部室的行文关系可根据公司的隶属关系和职权范围确定。行文时要遵守以下规定：

    （一）一般不得越级行文，特殊情况必须越级时，要同时抄送所越过的机关。

    （二）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位；涉及几个单位的业务问题，一般也只送一个主管的单位，其 它单位可以抄送。

    （三）向上级机关的请示，不要抄送下级单位，可以抄送公司有关领导。各单位的重要行文可以抄报上级机关。转发上级或同级单位的文件，不必再抄送来文单位。

    （四）上报或下发文件，只发给单位，除领导同志特别交待外，不要发给领导者个人。

    （五）“报告”中不得夹带请示事项。

    （六）向双重领导的单位行文时，应抄送另一个领导机关。

    （七）机关各职能部室不得联名向下行文。

    （八）文稿中涉及其它部室职权范围内的问题，要事先征得有关部室的同意并履行会签手续后，方能行文。凡机关内各部室之间未对有关问题协商一致时，不得行文。

    （九）机关职能部室之间一般不得行文。各单位对公司请示、汇报工作，一律采用内部报告。

 

五  公文办理

 

    第十一条  公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

    第十二条  所有外来行政文件由总经理工作部统一接收、处理。如有关业务部室或个人直接收到上级主管机关的文件或个人带回的发至公司的文件，应立即将文件送交总经理工作部机要秘书，以便统一登记处理，任何部门或个人不得扣压文件。凡需办理的收文，由机要秘书登记并填写阅办单，根据拟办的意见内容和职责分工，送公司领导同志批示或相关部室办理。

    第十三条  公司主管领导审批文件时，对于有具体请示事项的公文，应明确签署意见，并注明审批时间和要求。

    第十四条  公文阅办程序

    公司主管领导根据各自分工和职责范围，按照“谁主管，谁负责”的原则阅办：

    （一）阅知性公文。是指需要公司领导知悉、传阅或按有关要求批转相关部门办理的公文。

    1.上级单位、政府部门、行业协会及公司所属单位的重要文件，由总经理工作部提出拟办意见送公司主管领导阅示，主管领导阅知签字后，返回机要室归档；文件中需要贯彻落实的事项，公司主管领导按分工签署阅办意见，相关部室、单位按批示办理。

    2.需回复的函、电传等视具体情况批示办理。

    （二）请示性公文。是指公司各部室、单位工作中请求公司予以指示、批复或明确办理意见的公文。

    1.对于有具体请示事项的公文，应签署明确意见及办理的时间和要求；

    2.需要总经理阅示的，应签署意见后报请总经理批示；

    3.在职责范围内但不能即刻作出决定或需要相关部室提出意见的，应采取召开会议、现场调研等方式提出可行方案，或责成相关部室限期提出意见和建议，提请总经理办公会研究决定。根据总经理办公会的决议精神，主管领导在阅办文件上签署办理意见。

    第十五条  公文审批要坚持从快批示或办理的原则，急件随到随办，当日办结；一般文件3个工作日之内办结；答复性公文一般应在5个工作日内处理完毕；需要答复的电传、电报等，一般应在2～3日内作出答复。承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿，不得积压或自行处理。总经理工作部负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办。对下发的重要公文，总经理工作部应当及时了解和反馈执行情况。

    第十六条  凡需以公司名义行文，均由承办部室的业务主管拟稿并严格按发文格式书写。草拟公文应做到：

    （一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及公司有关规定。

    （二）情况要属实，观点要正确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼、规范，用词要准确，标点要恰当，篇幅要简短。使用简称时第一次应先用全称。

    （三）人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应先引标题，后引印发文字号。时间要具体写明年、月、日。要使用国家法定计量单位。

    （四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词，具有修辞色彩语句作为词素的必须使用汉字外，均应当使用阿拉伯数码。

    （五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

    （六）引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。答复来文，应写明来文标题和文号。

    （七）属于密级类公文，拟稿人应在公文发文文稿上按保密规定标注。

    第十七条  文稿起草后，主办单位领导应从内容和文字上认真核稿，并在“核稿”栏签字，以示负责。

    第十八条  凡文稿内容涉及到其它部室的问题，拟稿单位应当主动与有关部室协商，并履行会签手续。

    （一）会签部室要认真负责、专人承办、及时会签。

    （二）拟稿单位要重视会签单位的意见，如有异议，应相互协商，统一意见。如经协商统一不了的，应当将双方意见如实附上，送公司主管领导裁定。在领导未裁定之前，不得单方面行文。

    第十九条  公文送公司主管领导签发之前，应当由总经理工作部行政秘书进行复核。复核的重点是：

    是否需要行文；

    是否符合国家的法律、法规、方针、政策和公司的有关规定；

    涉及有关部室（单位）的问题是否协商一致；

    提出的措施和要求是否切实可行；

    文种使用、文字表述、结构安排、文件格式是否符合本办法的有关规定。对不符合要求的文稿，审核人可与起草人协商修改或退回主办单位修改。

    第二十条  公文经行政秘书核稿后，送公司主管领导审批签发。重要的或涉及全局性工作的，必须由董事长或总经理签发。签发人应对所签文件全面负责。

    第二十一条  草拟、修改、审核和签批公文，书写材料（碳素墨水、墨汁、蓝黑墨水等耐久的书写材料）必须符合存档要求。严禁使用圆珠笔和各色铅笔。

    第二十二条  打印文件必须以经领导签发的原稿为依据，要忠于原稿，不得随意改动。如发现明显错误，应与行政秘书和拟稿单位联系。打印的文件应符合公文规定格式，字迹排列整齐、清晰，版面安排美观大方。

    第二十三条  上级机关下发的“绝密”、“机密”和注明“不准翻印”的公文，一律不得翻印。翻印秘密公文，需经单位领导或总经理工作部负责人批准。翻印时，应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复，明电密电混用。

    第二十四条  主办单位的拟稿人员必须认真校对打印的文稿。校对工作要一丝不苟，消灭差错，保证质量，未经签发人同意，不得擅自修改文稿内容。校对完后，要在文稿上签署姓名和日期，以示对校对质量负责。

    第二十五条  公司发文由总经理工作部统一装订、分发，以寄送和电子文档、传真等形式发出，行政秘书和机要秘书要认真做好登记确认和检查核对，防止错发、漏发和漏盖印章等现象发生。

 

六  公文管理

 

    第二十六条  公文由总经理工作部文秘机构或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

    第二十七条  各单位文秘机构承担各单位公文处理有关制度的建设工作，针对公文处理工作中存在的问题，提出加强和改进意见。

    第二十八条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

    第二十九条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

    第三十条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经总经理工作部负责人批准，可以销毁。

    第三十一条  销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报）应当进行登记。

    第三十二条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

七  公文归档

   

    第三十三条  公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，承办人员应当将公文定稿、正本(含负责人讲话稿和有关材料)及时整理(立卷)、归档（包括电子档案）。个人不得保存应当归档的公文。

    第三十四条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

    第三十五条  联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷)、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

    第三十六条  本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理(立卷)、归档。

    第三十七条  归档范围的公文应当确定保管期限，每年5月底前，应将上年度整理(立卷)、归档的公文向档案部门移交并办理交接手续。

第三十八条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

 

八  附  则

   

    第三十九条  本办法中“字”指标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。本办法中“行”指标识公文中纵向距离的长度单位。本办法以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

    第四十条  未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

    第四十一条  规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外事的有关规定处理。

    第四十二条  关于“意见”文种的使用。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求及本办法相关规定处理。上级单位应对下级单位报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平级行文，提出的意见供对方参考。

    第四十三条  关于“函”的效力。“函”作为主要文种之一，与使用其他主要文种的公文同样具有制发机关权限决定的法定效力。

    第四十四条  “函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。

    第四十五条  关于“主要负责人”的含义。“主要负责人”指各单位的正职或主持工作的负责人。

    第四十六条  关于对未标明保密期限的涉及国家秘密公文的保密期限认定问题。根据《国家秘密保密期限的规定》，凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定

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