一、制度的概念

      制度是党政机关常用的规范性公文之一。它用于机关对某项工作和某一方面的活动提出规定性的要求，有关人员必须遵守和执行。

      制度的使用范围相当广泛，党政机关、人民团体和企事业单位各方面的工作都可以有自己的制度，如办公制度、财务制度、文书工作制度等。

      二、制度的写作要点

      制度一般由标题和正文构成。

      （一）标题及题下标示。标题应由发文机关、发文事项和文种类别（制度）三部分组成，但很多时候标题中省去发文机关（或称适用范围），只写事由和文种。适用范围、发布机关、发布日期用标题下括号标示法标明。

      （二）正文。制度的正文，一般要分三部分来写。第一部分要写明制发制度的缘由，用“特制定本制度”一语承上启下；第二部分分条写明各项具体条文；第三部分写实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容。是否分章写，要根据内容多少而定。第一部分、第三部分要简明扼要；第二部分要具体切实。

      制度的文字要明白易懂具体准确防止出现重复和无用的语句。

  

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【范例】

     

     

      一、归档文件、材料范围

      凡是反映省政府机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

      （一）上级机关的文件、材料

      1.国务院、国务院办公厅召开的需要省政府贯彻执行的会议的主要文件、材料。

      2.国务院、国务院各部门颁发的属于省政府机关的主管业务并要执行的文件，以及普发的文件，非省政府主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

      3.国家领导人视察、检查本省工作时的重要指示、讲话、题词、照片、录音、录像等。

      4.国务院、国务院办公厅转发省政府的文件。

      （二）本机关文件、材料

      1.省政府召开的党组会、省长会、常务会、全体会、省长办公会、秘书长工作会、厅党组会、厅务会和专员、市长会议及以省政府名义召开的工作会、电话会会议形成的材料。

      2.省政府、省政府办公厅发布的（包括转发及与其他机关联合颁发的）正式文件和无字号文件。

      3.省政府检查各委、办、厅、局，地、市工作或调查研究形成的重要材料。

      4.省长（含副职，下同）、秘书长、厅主任、副秘书长的重要批示，各处室交来的办理结果单和领导出外开会带回的需本机关处理的未经文书处理登记的文件材料。

      5.省政府（包括上报下批） 干部任免、调配、专业技术职称评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查、治安保卫以及职工录用、转正、定级、调资、退职、离休、抚恤、死亡及干部奖惩等有关文件材料。

      6.省政府办理内容重要的人民来信来访材料和领导批示、处理记录、摘要、调查处理报告等材料。

      7.办公厅机关人事工作形成的归档材料。

      8.省政府办公厅形成的财务报表、凭证、账簿、年度计划等材料。

      9.本机关的历史沿革、年鉴、重要活动事件的剪报、声像、荣誉、奖励证书、凭证、实物和照片、录音、录像等资料。

      10.省政府办公厅机关常委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。

      11.本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党团、工会组织介绍信及存根。

      二、不归档的文件材料范围

      （一）上级机关的文件材料

      1.国务院任免外省、市、区人民政府工作人员、普发供参阅不办理的文件、材料。

      2.国务院、国务院办公厅发来的供参阅的抄件和征求意见未定稿的文件材料。

      （二）本机关的文件材料

      1.重份文件。

      2.无参考利用价值的事务性、临时性公文。

      3.未经会议讨论或未经领导审阅、签发的未生效文件，电报、草稿和一般性文件的历次修改稿。

      4.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非正式材料。

      5.无特殊保存价值的信件，属一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建议的人民来信。

      6.省政府办公厅各处、室互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

      （三）同级机关和非隶属机关的文件材料

      1.参加各省、市、自治区人大、政协等机关召开的会议，不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。

      2.各省、市、自治区人大、政协等机关召开的会议， 不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。

      （四）下级机关的文件材料

      1.各委、办、厅、局，各地、市、县送来的参阅文件、简报、情况反映，不应抄送或不必备案的文件材料。

      2.越级抄送的，一般不需要办理的文件材料。

      3.各委、办、厅、局，各地、市抄送省委政府备案的一般性文件材料。

      三、文件的查阅

      （一）外单位人员查阅县团级文件，须持县团级单位介绍信到档案科查阅。

      （二）外单位人员查阅地、师级文件，须持地、师级单位介绍信到档案科查阅。

      （三）外单位人员查阅省、军级文件，须持单位介绍信经主管秘书长批准，方可查阅。

      （四）各级绝密文件一般不扩大阅读范围，如因特殊情况非阅读不可的，需持单位介绍信，按其发放范围，由主管秘书长批准。

      （五）办公厅机关各处室查阅文件，按其主管业务范围由档案科提供。

      四、案卷的查阅

      （一）对于案卷的查阅应从严控制，一般副本和资料能满足的就不动用案卷。

      （二）查阅案卷一般只限于本机关领导和参与起草文件的有关人员；外单位确需查阅的， 须持地级单位介绍信， 注明查阅目的、范围、内容、方法，由党、团员二人，在档案室共同查阅，不得带出档案室。

      （三）爱护档案材料，查阅案卷时，不得污损、涂改、圈点、拆卷、抽页，不准摘抄或向外泄露查阅范围以外的内容。

      五、会议文件的查阅

      （一）查阅中央、国务院召开有关会议文件、材料，需持地、市级单位介绍信，绝密的经主管秘书长批准，机密的经主管处长批准。厅机关工作人员按主管业务范围提供。

      （二）查阅省人民政府召开的大型会议文件，须持单位介绍信。

      （三）查阅小范围会议（包括省政府常务会议） 文件，持单位介绍信，绝密的需经主管秘书长批准。

      （四）省政府党组文件只限有关领导和厅机关有关人员查阅，党组会议记录，一般不予查阅，非查不可的，提出目的、范围、内容，可在档案室查阅。

      六、资料的查阅

      （一）查一般内部的、秘密的资料，持单位介绍信到档案科查阅。

      （二）查党内的、密级较高的资料，持厅局级单位介绍信，必须由党员二人共同查阅。

      （三）查省军级的资料，持厅局级单位介绍信，由党员二人，并经主管秘书长批准。

      （四）查阅省政府党组会纪录时，须经省政府党组书记、副书记批准。

      七、关于文件、资料的借阅

      （一）省军级和绝密文件、资料一般不外借，只限在档案室阅读。确因工作需要非借不可的，经主管秘书长批准，时限不超过五天。

      （二）一般县、团级文件、资料，凡符合查阅手续的，可借出，时限不得超过七天。

      （三）借阅的文件、资料都得履行借出登记手续，按时退还。

      （四）如摘抄可解决问题的，尽量减少外借，以减少文件资料的磨损。

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【范例】

     

(××厂××××年××月××日发布）

     

      第一条  为了合理利用国家电力资源，充分发挥用电设备潜力，达到安全、经济、合理、节约用电的目的，特制定本制度。

      第二条  加强用电管理、严格用电制度。实行内部经济合同制，每月根据生产、工作任务把用电指标下达到车间、部门，做到日清、旬结、月考核，实行节奖超罚，充分调动各用电部门的积极性。

      第三条  所有用电部门应切实做到“五有”：

      1.用电有计划。

      为搞好计划用电，各用电部门的生产班次、轮休日不得随意更换，特殊情况需要更换时，需经动力科批准，否则动力科有权停止供电。

      2.消耗有定额。

      工艺科根据产品数量、加工性质、工艺流程，制定当日用电定额，下达到车间和所有用电部门，同时交能源办公室一份备考。

      3.考核有计量。

      为了准确地进行考核，所有用电部门的电度表不许任意更动，不属于同一电度表的线路不准自行接线使用，违者罚款元。

      4.使用有制度。

      为安全节约用电，各用电部门要顾全大局，认真执行动力部门许可的用电时间，否则动力部门有权停止供电。如劝阻不改者， 每千瓦用电罚款元。

      5.节约有措施。

      所有用电部门的生产、照明设备均应有专人负责，做到人走灯灭、机床停，消灭“大马拉小车” 的现象，发动群众，出计献策，革新挖潜，实现节能增产。

      第四条  变电所（室）人员要严格按规定做好用电记录，发现问题立即报管电人员，并按规定时间将报表呈报有关部门，登记考核。

      第五条  所有办公室、集体宿舍、家属点的照明设施不得超过（有特殊需要者经厂长批准），违者罚款10元。如不经批准擅自接线使用电熨斗、电炉者，根据不同情节，处以20-100元罚款。由此造成损失者，要负经济责任。

      第六条  对常年坚持节约用电有贡献的集体和个人，根据贡献大小，分别在不同范围内予以表扬，或作为评先进条件之一；对提出用电合理化建议和双节措施，并且有节电经济效果的集体和个人，要给予物质奖励（按厂合理化、双节奖励制度执行）。

      第七条  各部门要经常开展用电安全和合理节约用电教育，普及用电常识，使有限的电力资源在我厂发挥应有的作用。         

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