按照一般的学理解释：现代公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。

公文的特点应该是简单明了，公文不是散文，不需要华丽的辞藻，也不是议论文，不需要引经据典，也不是诗歌，讲究意境，公文更像是一道数学证明题目或者说一道简单的加减法，让人一看就明白。公文需要的是言简意赅，通俗易懂，所以，公文写作应看看《毛泽东文选》，那样更能贴近群众，也更有利于发挥效用。

我对公文的理解是，它对外代表的是你所在单位的形象，不管是企业也好、机关也罢，你的格式、措词，可以反映出你这个单位的水平，尤其是作为企业而言，大企业都是行文，而中小企业给人的感觉就是一团糟，更像是一个作坊，所谓没有规矩不成方圆，看一个企业是否正规，是否有发展潜力，从它的行文就能够知道一二了。

中小企业正处于高速的发展期，上至企业老板，下至员工都不会意识到规范的公文格式对于一个企业的意义，这无可厚非，主要取决于以下几个原因：1、没有意识到公文的作用，认为这些不重要；2、没有那个能力来完成这个工作，因为中小企业很难吸引到优秀的人才，先不说文笔和思路，就单是公文的格式，知道的也不多，写一个公文没头没尾，不会排版，不会分段，给人的感觉啼笑皆非，一看就不正规；3、大部分时候沟通只是采用口头、写纸条或者其他非书面的方式，尤其是部门之间，这样很会造成衔接的问题，这也是中小企业给人感觉混乱的原因。

因为以上原因，致使中小企业在内部行文的时候不正规，不能形成一套规范流程，这不利于企业文化的形成，也不利于后期人员的培训和管理，这直接影响到公司的发展壮大，据我所知，很多企业在创立初期都是如此，后来才花费巨大力气对前期的档案进行整理，而且多半都是连夜整理，其真实性可想而知。

在我看来，公文写作能力应该是每一个公司员工应该具备的能力，因为公文写作不需要你有多好的文采，他只需要你按照固定格式，用你平时说话的语气和口吻记录下来就可以了（当然，语言也不能太口语化），公文讲究的是逻辑层次，对于中小企业而言，行文格式更为凸显重要。一些员工总是认为，公文写作是公司文员的事情，和自己没有关系，就是这种思想，让他们不能得到提升，人都是需要一定的环境，如果企业从上到下都重视这一点，进行简单的培训，那么他们会随着环境而改变，只要受过一定知识教育的人，我想行文都不是太大的问题，毕竟，不是要他们写什么发言稿之类的文章。

我更多的理解公文是一种规范形式，他有利于对整个公司的管理，形式上如此，实质上更是如此。公文也不仅仅包括我们平时所理解的那些东西，他也包括我们平时的一些沟通文件或者信函，甚至包括请假条或者工作日志等细微的东西，所以，如果哪个人认为自己不是办公室工作人员，那是错误的认识，就好像很多人认为违法就是违反《刑法》，而违反的《合同法》以及交通违章不是违法一样。

所以，作为一个公司的老板或者员工一定要树立公文的意识，他是公司规范的基础，一个公司开始规范必须从这些开始，这是公司企业文化的来源，也是公司的历史，文化不就是历史吗？不就是过去经验的总结吗？当公司对外宣称自己有优势的时候，这些都是都是一些软文化的东西，是学不来的，也是买不来的，更重要的是，这些东西能够让员工形成凝聚力，因为每一个人都愿意和优秀的团队在一起，那样才能够更好的进步。这些东西表面上很繁琐，但是一旦公司走上正轨，很多老板就会头疼，因为所有工作都在自己手上，员工不能各施其职，没有必要的规章制度，即使是培训也没有基本的资料，这是一种可悲的现象，这是企业发展过程中的弊病，既然如此，为什么不从一开始就开始规范呢？真正的管理不是靠个人，而是靠大家，怎么靠大家，就是让大家知道的更多，公文可以让他们知道更多。