为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，国务院办公厅秘书局专门编制了《国务院公文主题词表》（以下简称“《主题词表》”）规范公文主题词的标引。但在实际操作过程中，以下几个问题需要引起注意。

1．公文主题词与标题不能等同。

主题词和标题都是用极精练的语言概括公文的主旨，但二者的作用不相同。公文标题是为了便于读者概括地了解公文的性质和要求，便于文书处理人员根据公文所反映的问题进行公文处理（如登记、分送、阅读、批办等）。主题词不仅要求准确反映公文主题，更重要的作用是概括公文的类别、内容和表现形式，为公文的计算机检索提供方便。“公文标题一般写成以文种为中心词、以发文机关和事由作为限制词的偏正词组的形式，重在以内容反映问题，以文种标明性质，充分发挥公文的现实效用；主题词则先要依内容区分类别，以文种来反映文件形式，以便于日后查找利用，重在发挥公文的历史效用。”有些文秘人员对主题词的理解停留于表面，把主题词与标题简单等同，认为主题词就是对文件标题中主要词语的简单切分和照搬。这种只看标题不看内容的做法不能准确把握公文的基本观点和基本思想，无法正确提炼公文的主旨。

2．注意主题词的排列顺序。

主题词应按照从类别词到类属词、从内容到形式的顺序排列，也就是按范围、内容、文种的次序排列，如《关于煤炭价格调整的通知》 ，其主题词可标引为：“能源煤炭价格调整通知”。这里需要注意的是，文种以外的主题词应按其涵义由大到小排列，使人一看就能明白文件的主要内容和中心思想，否则，不仅杂乱无章，难以看懂，也不利于计算机的存储和检索。

3．标引用词要规范。

不少文秘人员缺乏主题词标引方面的知识，没有认真研读过《主题词表》，往往只靠自己的理解，掺杂个人的观点，随意使用自然语言（非正式主题词）标引，用词极不规范，如将《 浙江省教育厅高等学校精品课程申报评审办法的通知》 的主题词标引为：“高等教育精品课程申报办法通知”，其中的类别词“高等教育”和类属词“精品课程”、“申报”就是不规范用词。更有甚者，一些基层文秘人员常常撇开《主题词表》生造主题词，如《浙江省教育厅关于印发浙江省教育系统预防与控制传染性非典型肺炎应急预案的通知》将“防控”作为主题词，《浙江省教育厅关于调整非典型肺炎防治工作领导小组成员的通知》将“非常设机构”作为主题词等，如此难免造成各行其是、标准不一、质量参差的局面。如果主题词不能准确地反映出公文的内容和主题，那么主题词标引就失去了实际意义和作用。

4．适当增加部分主题词。

《主题词表》主要收录国家级主题词，上报国务院的各类公文只允许使用国家级主题词进行标引。省级人民政府也编制有公文主题词表，作为省政府下发文件以及省内各机关上报省政府公文的主题词标引的依据，如《浙江省人民政府公文主题词表》根据浙江省的实际情况，增加了109个省级主题词，像“联营”、“评估”、“公交”、“防台”、“集团购买”、“来料加工”、“职业病”等。但是不少文秘人员在参照《主题词表》 、地方政府公文主题词表标引公文主题词时，还是会觉得主题词数量太少，不能满足需要，所以，单位可根据公文管理方面的特殊需要，在《 主题词表》 、地方政府公文主题词表的基础上，适当增加一些类别词或类属词，以满足本单位公文管理的需要，如《浙江省监狱管理局公文处理暂行办法》 根据监狱工作特点，在下行文中增加“狱政”、“教育改造”、“生活卫生”、“创建工作”等类属词。

5．正确标引印（转）发类会文的主题词。

被印（转）发的文件一般都是规范类或指令类文件，如规定、条例、意见、办法等，印（转）发类公文的正文一般是阐述印（转）发的缘由，提出指示性意见或要求，目的是为了贯彻执行被印（转）发文件的内容对印发文件的公文进行标引，要以附件即被印发文件的内容为主要依据，先标类别词，再标类属词，反映文件形式的词则由两个文种名称构成，如《关于印发＜浙江省罪犯奖惩考核办法）的通知》 的主题词可标引为：“司法监狱罪犯考核办法通知”。但转发文件的通知就没有这么简单，这是因为被转发的文件不是本机关的文件，或者被转发的文件很多时候也是通知。“对于这样的文件来说，如果简单地按印发文件的通知那样标引主题词（不标出‘转发’一词），则很容易与本单位直接制发的关于某一事项的通知混同。”因此，标引转发类公文的主题词时，如果被转发的文件不是法规性文件，其文种可不作为主题词标引，但要注意将“转发”作为主题词标引于“通知”之前，而不应将“转发”置于类别词的位置，如《关于转发<浙江省委组织部浙江省人事厅关于进一步完善党政机关年度考核办法加大考核工作力度的意见>的通知》，其主题词可标引为：“人事 考核 转发 通知”。