秘书跟随领导，其中很重要的一项工作就是把领导在各种场合中的讲话内容记录下来，必要时整理出来。领导的讲话，有时是在会上讲的，有时是在会下讲的；有时是针对某个问题讲的，有时是在某种场合随便讲的；有时是面对他的领导或上级机关汇报式地讲的，有时是面对他的下属指示式地讲的；有时是在公开场合讲的，有时仅仅是和秘书及他的身边人员讲的。

无论哪种场合的讲话，都体现着领导的一种想法，体现着领导的一种意向。领导的一些新的观点，新的思路，新的决心，以及领导可能给部队即将下达的一些大的动作，大的举措，都常常先在他的各种场合的讲话中零零散散地流露出来。

秘书很重要的一项任务，就是把领导在各种不同场合的讲话内容记录并整理出来，以备领导使用。

整理领导的讲话，有如下一些方式。

一、抓紧记录

所谓抓紧记录，就是尽量能把领导讲出的原话、原意记录下来。秘书整理领导讲话精神的前提是做好记录。而做记录是有窍门有技巧的。这里讲的窍门和技巧不仅是指用速记、符号、代号等方式，而指的是如何把领导讲话的主要精神记录下来。

秘书在对待领导随时性讲话问题上，通常易犯三个毛病：

一是不记。有的秘书懒得很，无论领导在什么场合讲话，他都不做笔记，东张张西望望，甚至丢盹打瞌睡。领导的话讲完了，他的本子上竟是白纸一张。要知道，大多数领导是不喜欢秘书对他的讲话不屑一顾的。特别是不喜欢秘书人员对他的讲话无动于衷。某部A领导，不仅有很高的军事才能，而且有很高的写作水平。他的讲话常常在深思熟虑之后。每次讲话简直是一篇很有分量的材料。秘书只要把他的讲话记录下来稍加整理，就可以定型成文了。一次，这位领导下部队调查回来，同随员一起研究怎么样写好这个调查报告。当大家发言完毕后，他缓缓地站起，开始发言。跟随他多年的秘书人员，知道这位领导要“一锤定音”了。于是都拉开了做记录架势。部属的这些举动，引起领导的快悦，进一步激发他发言的热情。然而，有一位新来的宣传干事，不知道A领导的这种习惯。当A领导发言时，他心里想：领导还不是随便扯一扯。所以，他的两眼只是紧紧地盯着领导，并不去抓紧记录。A领导看到这位干事的举动，当即给予批评。

二是乱记。有的秘书，仅仅是领导讲话的记录机器。凡领导讲的话，什么都想记。结果，笔记做了一大摞；眉毛胡子满把抓，到整理的时候，该用的内容却找不出来。这种记录也等于没有记。

三是假记。有的秘书，领导讲话时，只是礼貌地装出一副做笔记的样子，其实什么也没有记，或者仅是随便地记录了与领导讲话无关的内容。

正确的做法是：巧记。

第一，记原话。

记录时，尽量记下领导发言时的原始语言，他怎么讲你怎么记。这种语言很生动，很有个性特点。因为同样一件事情，表达时个人有个人的表达方式。比如讲到体育：

生物学家说：“体育是物竞天择式的淘汰。”

心理学家说：“体育是人类征服欲的宣泄。”

科学家说：“体育是高科技的较量。”

医学家说：“体育是包治百病、延年益寿的灵丹妙药。”

艺术家说：“体育是健、美、力三维一体的组合。”

教育家说“体育是社会文化的重要组成部分。”等等。

从上面的对同一事物的不同表达方式看出，记录发言人的原始语言是何等重要。当然，领导们对同一事物的表达语言不会像上面这些“家”们大相径庭，但个人的不同风格却是异常明显的。

第二，记要点。

即把你认为重要的观点、语句、段落详细地记下来。这些要点可供你在整理时，进行扩展、发挥，来个举一反三。

第三，记易忘点。

主要包括：时间、地点、人名、数字、各类专业的专用术语等。

第四，记疑问点。

领导在发言中，或者由于讲得太快，或者语言深奥难懂，或者专业性太强，秘书人员没有听懂，没有听清，就要用特殊符号记下来，以便抽空问清楚。

第五，及时追记。

有时领导随便讲话时，秘书不好意思当面拿出本子就记，但又非记不可，就先在脑子里牢牢记住，离开领导后赶快追记下来。

二、及时分类

我们在这里讲的记录，不是会务工作中讲的那种专门进行的“会议记录”，要求有言必记，有音必录。我们讲的记录，主要是指为以后准备整理加工成文的一种记录。

所以，这种记录一般不要把每个人的发言按先后顺序一个接着一个地往下记，而是按问题归类记录。比如，在某个会议上，甲领导共讲了4个问题，你可以把第一、二、三、四个问题分别记在笔记本的1、10、20、30页上。当乙领导发言时，他也讲4个问题，你在记录时就要思考，乙领导讲的第一个问题和甲领导讲的第3个问题差不多。于是，就记在笔记本的20页，即甲领导发言的第三个问题之后；乙领导讲的第二个问题与甲领导第四个问题相似，于是就记在笔记本的第30页，即甲领导发言的第四个问题以后；乙领导讲的第三个问题，和甲领导讲的内容没有类似的部分，就新开辟个专栏，记在第40页上。以此类推。

当把领导们的讲话记录完毕，你回头一看，这种记录已基本形成几个条条、块块，再经过反复琢磨，不断推敲观点和事例，领导讲话的主要精神基本上可以呼之欲出。为了便于整理，在记录时对领导讲出的重点内容，重要观点，以及自己没有听明白的地方，都要用自己特定的符号标注出来，以备整理时使用。

三、引起联想

引起联想，不是随心所欲的胡思乱想，而是根据领导讲话的精神，把领导的讲话加以完善和深化。也就是，把领导想说但没有来得及说出来的那个意思说出来；把领导想说但没有说完全的那些空缺填补起来。

引起联想的一般方式是：先顺着领导讲话的顺序往下听，往下记。听着听着可能会突然发现领导讲出了一些精彩的话，而这些精彩的话领导并没有讲全、讲透，聪明的秘书能顺接着领导这个精彩内容的“茬口”，想出一些更精彩的内容来。这些精彩的内容，如果没有领导这个“茬口”的引发，自己无论如何是想不起来的。遇有这种情况，秘书人员就干脆顺着自己的新思路，来上一番“畅想曲”。这个“畅想曲”实际上就是我们平时所说的“灵感”的萌发和开启。这种“灵感”有时像打开闸门的蓄水可以一泻千里，也像充满压力的水柱，可以高高喷起。只要秘书人员把这些灵感毫无保留地引发出来，并快速地记录下来，那么，这种记录即使这一次整理领导的讲话用不上，将来也是会成为用得上的宝贵资料，甚至会成为某篇文章中的点睛之笔。

秘书人员把自己的某些联想整理进领导的讲话内容里时，要坚持两条原则：

一是必须符合领导讲话精神的原意。即是说，领导的讲话精神必须有你的这种联想的意思，只不过是没有充分表达出来。你的这种联想，仅仅是对领导讲话精神的一个补充，一种完善。如果领导的讲话根本没有这种意向，而仅仅是你本人的一种想法，那么，你的联想再深刻，再精粹，也不能往里“瞎掺和”。如果要“掺和”进去，必须事先征求领导的意见。

二是必须是领导讲话精神的深化。即是说，你的联想，可以使领导的讲话内容“锦上添花”，而不是“节外生枝”用自己的所谓联想。把领导的讲话内容搞得面目全非，或者让别人产生某种歧义，这是万万不可取的。

四、借机引导

领导讲话时，秘书人员是不能乱插话、乱提问、乱启发的。但是，秘书人员为提高领导的讲话质量，便于自己事后整理，对领导的讲话进行巧妙的引导，还是有机会的。比如，秘书去旁听领导的某个会议，主持会议的领导可能明确告诉你：会后要整理出一个材料，或者写一份简报，或者写一份报告，或者写一个指示、通知、会议纪要等等，这就更需要认真加以记录。秘书人员引导领导发言的艺术是：

（一）提醒领导主持好会议

秘书人员都有这样的体会：只有主要领导人主持好会议，才能调动与会人的发言积极性，使发言出现高质量、高水平。如果主持会议的领导责任心不强，他只就会议的主旨讲上几句开场白，至于会议如何发展，他不去启发、引导，会议是不可能产生出高质量的内容来。

一次，某部召开常委会，学习上级的一份重要文件。这些常委成员都是为了学习这个文件而匆匆忙忙从基层单位赶回来的。他们每个人都带回了军内外的许多新闻、消息，加之相互间快一个月不见面了，需要互相“吹一吹”的内容很多。开会前，你争我抢地发言没完没了，会议主持人几次让大家静一静，都静不下来，可见发言之热烈踊跃。当会议开始，传达完文件之后，让大家就文件的内容发言表态时，会场上却出奇地安静。有的看其他文件，有的翻报纸，有的互相交耳私语，就是不往正题上发言。这时，一旦某一个领导挑头讲点别的内容会场马上像开了锅似的重新热闹起来。下班的时间快到了。会议主持人扭头看了看秘书，随口说：“今天的会议先开到这儿。下一步我们还要很好地学习。王秘书，把今天会议的讨论情况整理一下，写个电报，给上面报告一下。”秘书当场回答：“是！”可他心里慌乱极了。整理什么呢？有什么了不起的内容值得汇报？只好回去瞎编吧！

有经验的秘书不这样做。他知道这次会议很重要，他知道会议后肯定要写汇报材料，他也知道在会议上领导们发言可能不积极。于是，在开会前，就去做会议主持人的工作，诱导领导主持好这次会议：“政委，这个会挺重要，如果领导们发好了言，我整理一下汇报上去，上级准能转发。然后咱们再写它一篇稿子，往报社投一投，碰巧了还能抢个头版头条呢！”

经秘书人员这么一启发，领导们一重视，会议的开法就大不一样了。

（二）启发与会人做好发言准备

秘书不可能用直来直去的方式，“指示”领导在会议上如何如何积极发言，但可以提醒领导做一些准备。其方式是在通知领导开会时加以暗示和启发：

“副军长，明天8点钟开会，我觉得您在发言时，是否把第一个专题好好讲一讲。就结合您的切身体会来谈，我好好记录。一定能讲好。”

“副政委，明天8点钟开会，我看您讲第二个专题最拿手。就把您上次在我们办公室里讲的那些内容再归纳几条。我一定记好。”

“参谋长，明天8点钟开会，您很忙，又刚回来……”

经过秘书会前这样对领导们的提醒和启发，尽管不一定有想象得那么理想，但领导们发言的内容肯定会提高质量的。

（三）诱导会议主持人做好总结性发言

主持会议的领导常常能统揽全局，胸有成竹。他们可根据自己多年的实践经验，对许多问题讲出高人一筹的看法。只要他们能认真地加以思考，就可能出语惊人，观点新鲜，思路清晰。秘书把他们的总结性发言记录下来稍加整理，就是一篇好文章。所以有经验的秘书，常常不是事后自己苦思冥想，给领导的讲话“编”出什么新鲜的内容来，而是事前，启发领导顺理成章地讲出你预料不到的内容来。

（四）追踪重点人做好补充发言

领导对某个问题的看法，不仅仅限于会议上的一次发言。秘书在会议记录的过程中会发现，有些领导的发言，绝大部分内容可能很一般，但就某个问题的认识很独到，见解很精辟，想法很新鲜。可由于时间的关系，讲得还不透彻，不精确，需要追踪补充。于是就找一个适当的场合，如到他家里，到他办公室，或者和他散步，让领导就这个问题再谈一谈看法。一般说来，领导们很欢迎秘书这样做，他们觉得这是对自己的一种尊重方式，一种重视方式，能体现出自己的水平。所以，他们能侃侃而谈，而且有问必答，讲得很认真，很耐心。比如秘书对这位领导讲：“领导，您在会上讲的第二个问题，我觉得挺深刻，可我还没有全明白您的意思，您再给我讲一讲。”“领导，您在会上讲的第二个问题我觉得很有新意，但由于别人插话了，您没有讲完，能不能麻烦您再补充一下？”“领导，您在会上讲的第二个问题，很有见解。但我觉得您好像没有把话讲完，您能不能再给我往深里说一说？”

只要秘书这样做了，就一定可以把领导的讲话精神整理好。