现在有些公文，不够简明，显得冗长、啰嗦。有的人认为“公文短，显不出水平”。因此，一篇本可以写短文的，非要添油加醋，写成长文。本来可以一句话说清楚的，就怕人家看不明白，而写了很多无关紧要的话。

如何做到简明？要真正做到简明，不是一件轻而易举的事，莎士比亚说过：“简洁是智慧的结晶。”公文要达到简明的程度，既需要有一定的思想理论水平和对问题的分析概括能力，也需要有较高的文字修养。然而，这些都不是一朝一夕所能达到的，需下一番功夫。

首先，在动笔前先搞清公文的阅读对象，是上级机关、所属部门还是基层单位，这样在提笔时才知道哪些该写，哪些不必写；哪些详写，哪些略写。公文才能凝而不泛，有较强的针对性。这是写作上的“看人下菜碟”。譬如，行文的对象若是上级机关，公文中就要少引用上级精神，少讲道理，少发议论；若是下属单位，就要分分层次，在叙述的详略和侧重点上都应有所区别。对象明确，有的放矢，便能“冗繁削尽留清瘦”。

其次，有一写一，有二写二。不要凑篇幅，凑结尾，凑“三大段”、“四大块”，这样公文才能实而不空。清代学者刘熙载在《艺概•文概》中说：“应用文有上行，有平行，有下行。重其辞，乃所以重其实也。”这就是说，人们之所以重视公文，是因为看重公文中所讲的事情，而不是看重篇幅的长短。公文是办理公务的工具，要求下级做什么事，请求上级批准什么事，写清楚说明白就行了，不要再加上一堆浮词虚语；事情交代清楚了，话说尽了，就此止笔，不要再硬添一段结尾。水平高低不在文之大小，分量轻重不在稿之长短。即使讲道理也要实讲而不能空讲，先摆出事实，再引出道理，才有说服力。

再次，写作的材料要广采博收，偷不得懒。老舍先生说：“简练须要概括，须要多知多懂。知道一百个人，而写一个人；知道一百件事，而写一件事，才能写得简练。心有余力，有所选择，才能简练。”这是真知灼见！欲写得少，先求其多。当然，在实际写作中，写一个事例要求有一百个事例垫底，恐怕难以做到。变通一下，用十个事例垫底总是可以的。否则，没有一定数量的事例，就很难选择出最精当、最典型的事例来，文章也不可能达到精炼。

最后，公文写成后要反复删改。“字怕悬，文怕念”，多念几遍，不通顺的地方就没有了。古人说：“文章千古事，得失寸心知”，任何一篇出色的文章都是作者付出艰辛劳动才得来的，这种劳动就包含着对文章不厌其烦的修改工作。可以说，大量优秀的文章都是经过反复修改才“木秀于林”“行高于众”的。

米淘三遍砂粒少，文改数遍质量高；千锤百炼出好钢，再三修改出华章。被人们津津乐道的“春风又绿江南岸”中的“绿”字，诗人王安石就曾用过“到”“过”等动词，但经过反复修改后确定用“绿”来形容春到江南的美丽景象，成为传世佳话。海明威对他的中篇小说《老人与海》，前后删改了二百多遍，“砍伐了整座森林”，只保留下原稿篇幅的十分之一。结果此书一问世便轰动世界，读者无不为他那无与伦比的洗练笔法所折服。公文要写到这种地步，非要有足够的耐心，不厌其改才行。

以上说的凝而不泛、实而不空、广而不滥、简而不赘，是达到公文简明最起码的要求。有人说，这些要求已经很高了，公文要做到以简为美太难了。我国历史上广泛传诵的古诗《箜篌引》，只四句十六字，就描述了一个极其悲壮的故事：“公无渡河，公竟渡河。堕河而死，当奈公何！”诗中那位无所畏惧的“白发狂夫”，他没有任何渡河的工具，却义无反顾地跃入急流，虽然最终不敌浊浪而死，但是这种敢于向困难挑战的精神令人赞叹。有了这种精神，天下还有什么奈他何！区区十六字，表达出这样丰富的内容，可谓简美矣。