（一）合理结构

因汇报多数时候是说给人听的，人在瞬间能听清、记住并理解的东西有限，再加上汇报时间一般也有规定，所以，汇报材料需要有清晰的层次、合理的结构，汇报什么不汇报什么，哪些具体、详细汇报，哪些寥寥数语说明……这些问题解决好，汇报才能吸引领导关注。

合理结构要做到以下三点：

一是线条单一。汇报材料应有一条主线贯穿各部分内容，使主题鲜明集中、结构严谨清晰。同时，一部分只说一项内容，不宜多项内容、多条线索同时展开；同一项内容如果分为几个方面，宜进行归纳梳理，不东一榔头西一棒子，一个内容没讲完，又跳到了另一个内容，这部分内容写了几句之后，又跳回前一个内容。这样，势必使听汇报者丈二和尚摸不着头脑，不知究竟汇报了一些什么内容。

二是详略得当。汇报材料的结构一般按照工作开展情况、做法经验、工作成绩、存在的问题及建议、今后的打算等几部分内容展开，但这并不意味着所有汇报材料都需要写全这些内容，也不是这几部分着墨多少都一致，一般而言，重点、特色内容或是上级不了解又特别关注的先说、具体说，向直接上级汇报也应尽量具体说，而共性的、常规性的内容或是上级已经清楚的则后说、概括讲，向高级领导机关汇报多半也应概括讲。另外不一定先写措施，再写成绩，也可以先摆出成绩，再言明措施，这样既突出展示了汇报单位的形象，又有助于增加上级听汇报的兴趣。

三是过渡自然。对于说给人听的汇报材料而言，这点非常重要。由一层意思转到另一层意思或由一个问题转到另一个问题时，应有适当的过渡词、过渡句乃至过渡段作自然过渡，以使汇报材料结构逻辑性严密，又保证听汇报者思路跟得上。

（二）精炼语言

精心锤炼语言，选用恰当的语言进行汇报，汇报才能成功。

首先是谦恭的语言。汇报是向上级汇报，汇报基调是“下对上”。这一表述基调决定了汇报语言必须谦恭，这不仅仅表现了对上级的尊重，更体现了良好的工作态度。

其次应是准确的语言。汇报材料的遣词造句应恰当达意、合乎规范和事理，不能含糊不清或是有歧义。应适当使用修饰和限制词，正确运用模糊语言，尽量少用“某种程度”、“一定范围”、“部分”等词语，绝对不用“大概”、“据说”、“有人反映”或“太”、“非常”、“好极了”等词语，也不宜使用夸张、比喻、比拟等修辞手法。谈成绩实事求是，留有余地，不夸大其词；说缺点则实实在在，一针见血。这样，才能防止汇报不客观而说过头话，才能提供真实有效的信息。

再次应是简洁的语言。汇报语言应力求言简意赅，一点含糊、冗长、不恰当的词句都不能有，否则只会使重点的、有特色的内容淹没于废话之中。要使语言简洁，应少用长句，尽量多用短句。长句虽然比较严谨，但长句由于成分复杂，既不利于汇报者表达，也不利于听汇报者理解；能用数据或图表表示的内容，尽量使用数据、图表，这样既形象直观又简洁明了。汇报材料语言简洁还体现在严格按照上级规定的汇报时间或者是上级听取汇报活动时间来定篇幅，同时，不宜将全部时间用完，还应留出上级首长作指示的时间，或者是非主要汇报人补充汇报的时间。

最后应是通俗的语言。汇报材料应尽量运用口语化、质朴的语言，不使用生僻词，少用专业术语，这样汇报者说得流畅，听汇报者听得顺耳，更有利于汇报的顺利完成。