在日常的公文写作中，我们经常看到一些误用公文文种的情况，这对行文目的、行文对象以及行文效果等都会产生巨大的影响，实践证明，对各种文种的含义和适用范围如果不作严格的区分，往往会导致文种的错用，给工作造成不良的影响。因此合理地运用相应文种，不仅仅关系着一个单位的形象，关系着行文的目的是否最终达成，也是实现公文规范化建设的基本要求。

前一段时间，曾在一家市级刊物上看到一则由市建设局印发的关于道路施工、车辆绕行的公告。大体意思是，因为本市物流城的建设，某某道路要进行封闭，请由此经过的车辆绕行某某路。此案例以 “公告”这一文种发文，无论从发文机关的权限来说，还是从公文的用途来说，此文在选择文种方面都是欠妥的。公告一般是宣布重要事项或法定事项时所使用的，它一般通过新闻媒介发布；通告主要限定在一定范围内，可以采取张贴的形式，张贴可以让路经此地的人一目了然，司机马上就知道如何避开施工路段。如果在报刊上刊登，不少外地司机可能根本看不到此项内容。因而从实际意义上来说，也不能采用公告。

当前，不少秘书工作者在日常工作中不太重视公文文种的选择和使用，社会上存在着较为严重的滥用公文文种的现象。仿佛形成了一种思维定势，一遇到有求于他人的事宜就用请示这一文种，一碰到告知性事项就用公告这一文种，甚至连小区停水停电之类的事宜，也不问青红皂白均采用公告。其实，许多公文，依内容和性质，本应采用通知、通告等文种行文。究其原因，一方面是我们的许多秘书工作者是从其他专业转行而来，在工作中忽视了公文基础知识的学习，行文者本身就很难区分各类相近文种的差异。另一方面，由于我们中的一部分人忽视了公文行文的规范性、严肃性，没有在实践中严肃、认真地对待，甚至有些工作人员以“结果论”处之，认为只要大家看得懂，读得明白就行，搞得那么麻烦做什么，其实这样理解是有失偏颇的。文种不同，表达的效果是不一样的，有时乍一看，有好几种文种可以使用，但是最能表达出公文形神意的却只有一种。现实中有人喜欢用“公告”代替“通告”行文，凡公布性事项，事无巨细都用“公告”，甚至街道告知居民领取物价补贴也用“公告”，而不知道 “公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的有关规定，从而造成了公告滥用。所以我们在公文写作中要选择出最为恰当的文种。那么如何在写作时选择出最为恰当的文种呢？具体而言，可以从以下四个方面入手。

一看行文规则。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）已于2012年7月1日正式实施，对公文的格式、公文文种的适用范围以及公文行文规则等方面都作出了明确具体的规定，这是我们行文的尺度和依据，在日常文书制作过程中必须严格遵守。例如《条例》中规定“党委政府的办公厅（室）根据本级党委政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下一级党委、政府发布指令性公文或在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。”这就规定了党委政府各职能部门和下一级党委政府之间的行文关系，如果大家能理解好、遵守好规则，那么在现实中我们就不会出现县政府向市各职能部门写请示这样的问题了。所以在行文时，我们要时时注意公文文种的适用范围，关注公文文种的发展变化，认真学习《条例》中对相关事宜的规定，从而做出正确选择。

二看行文关系。公文按行文关系来划分，可以分为下行文、平行文、上行文。诸如请求与函的使用问题，两者都可以用于请求批准事项。一些人认为请求批准事项都可运用请示行文，这有利于问题的解决。但是事实并非如此，函和请示的行文关系是完全不同的。请示用于具有隶属关系的上下级机关之间的行文，函则用于不相隶属机关之间的行文，所以从表面上看向有关机关请求批准事项应该用请示，但是在工作中，并不是所有的请求性公文都应采用请示。如果是向不相隶属的职能部门行文，请求批准事项，就应该采用函这一文种。通过此例的分析，我们从中不难得出如下启示：在公文文种的选择上，我们有时由于过于重视语态的谦恭而错选了文种，反而不利于问题的解决。因此搞清楚与受文机关间的行文关系是正确选择文种必不可少的一步。

三看写作内容。公文写作的内容，有时也会影响到公文文种的选择。写作内容的重要程度不同，需要选择不同的文种。在党政机关公文中，可以表彰先进集体和个人的文种，有嘉奖令、表彰性决定和表彰性通报等。但是并不等于三者可以等同，可以混用，嘉奖令是党政领导机关或领导人用来表彰有重大贡献或突出成绩的人员或集体的文种，表彰性决定是领导机关对比较重大的典型事例或贡献较大的人和事进行表彰所使用的一种公文。而表彰性通报是对先进个人、先进集体的事迹和经验进行表彰。同样都是表彰先进，也要看先进的重要程度，重要程度不同，文种的使用也不同。因此，在公文写作中，要明确公文内容重要程度，在处理相关事项时我们才能选择恰当的文种。

四看发文机关权限。公文文种的选择与发文机关的权限密切相关 ，文种的选择必须在其权限范围内，超越权限发文显然是不妥当的。在党政机关公文中，不少公文文种是要有相应权限的机关才能使用。秘书人员在行文时要注意自己所在机关的权限，如果选择的文种超出了机关的权限，将被认为是极不规范的。不少文秘工作者在日常工作中忽视了这一点，在行文时滥用公告、命令等文种。公告的使用机关须是省部级以上的高级领导机关或授权的专门机关。同样对命令也有相关的规定。比如行政令，其使用机关是县级以上的行政领导机关及领导人或某些负有特殊使命的机关。日常生活中，经常遇到停水、停电、道路维护等方面问题，一些单位既不考虑公文的内容，也不考虑其机关本身的权限，盲目滥用公告，而忽视了采用通知、通告等文体。这从根本上说，还是发文者没有认清楚、弄明白各类文种的适用范围。因此从这一点来说，我们只有了解各类文种对发文机关权限的要求，才有可能选择出恰当规范的文种。