所谓知照，就是通知、关照的意思。知照性公文，就是向有关方面告知、关照某些事项、情况、规定和要求的一类公文文种。这类文种常见的有布告、公告、通告、通报、通知、公报、公函等等。它们的主要任务是：把某一事项的情况或者一些要求，知照给应该知道的范围，其中有的是要求对方了解和掌握，有的是请求支持和协助，有的是希望对方办理和遵守。但是，这类公文文种，除了上级机关的指示性通知外，一般地说，它们的基本作用在于向受文范围知照所述内容，并不要求受文范围阅知者采取行动去贯彻执行。其中所知照的一些规定和要求，也只是需要受文范围在涉及它们时自觉遵守就可以了。

在写作上，知照性公文，除了和其他公文共有的相同点外，也有自己的独特之处。概括起来，知照性公文写作主要有以下几个特点：

一、语言明白畅晓，文字通俗易懂

和其他种类的公文相比，知照性公文具有两个显著特点：一是它的行文对象具有广泛性和群众性；二是它的传递方式具有灵活性和多样性。这类公文，既可采取一般公文的传递方法，发到有关范围；又可通过报纸、广播和张贴等方式传播出去，同广大群众直接见面。其中公告、公报等文种，大多还要向世界人民发布，要求广泛传播，一体周知。目的不同，对象不同，公文的撰写方法也就有所区别。知照性公文在写作上的一大特点，就是语言明白畅晓，文字通俗易懂。这就是说，这类公文要写得清清楚楚，明明白白，不用揣度，一看便知。它的读者和听众，除了机关工作人员，绝大多数是广大群众。因此，这类公文的写作，一定要让人民群众读得懂，听得清，记得住。少用书面语言和专门术语，多用群众的口头语言，写得明白如话。即使是在机关之间使用的公函以及某些通知等，因为要知照对方某一事项或情况，所以也要写得平实易懂，使人立即理解，绝不能云里雾里，追求辞藻的华丽，搞一些虚浮的装饰。

二、结构自然紧凑，篇幅短小精悍

文章的结构总要适应不同体裁的特点，因此，不同种类的公文，总有不同的结构方法。根据上面谈及的知照性公文的两个显著特点，我们具体分析一下知照性公文的结构安排，就容易把握它的结构特色，比较明显的就是结构自然而紧凑，篇幅短小而精悍。

这个结构特点，和其他种类公文相比，也许有交叉类似之处，但区别也是比较明显的。比如规范性公文，其结构特点主要表现为分条列款、纲目分明的结构形式；而报请性公文，其结构特点主要表现为由实到虚、逐步递进的结构形式等等。知照性公文的主要任务是通知、关照有关范围的某一事项或某一情况，它的结构安排就不能离开具体事项和客观情况，而具体事项和客观情况又是千变万化、各式各样的。因此，就要求撰稿人员根据不同的事项和情况，去安排结构层次。所以，知照性公文的结构形式比较灵活多样，顺乎自然，常常要突破公文写作中的“三段式”的结构形式，很少有人工雕凿的痕迹，也没有牵强附会的拼凑，“常行于所当行，常止于不可不止”。

正由于知照性公文的广泛性和群众性，所以它的篇幅一般都短小精悍。尤其是布告、公告、通知、公函等文种，既要把事项和情况说清楚，又要把空话、套话加以删削。这类公文中最短的常常只有几句话，这在其他种类的公文中是比较少见的。

三、以说明为主的表述方式

一般说来，在机关公文的写作中，叙述、说明和议论的表述方式都是要用到的。记叙，使人有所感；议论，使人有所信；说明，使人有所知。不过，在具体撰写中，由于公文种类不同，其表达方式自然会有所侧重。指示、报告等文种常常用到叙述，而决定、决议则议论成分较重，至于知照性公文几乎都是用说明这一表达方式来写的。说明的应用十分广泛，其目的主要是把事物告知人们，它要说明事物的形状、特征、成因、功能和用途；阐明事理的概念、内容、性质、特点、关系、规律和作用等。知照性公文的写作，主要是针对需要知照的具体事项和客观情况，用通俗浅显的说明方式来行文的，目的是要把事实和情况说清楚，使对方迅即了解，达到知照的效果。一般说来，在知照性公文中，无须作出分析、评价，更不要长篇议论。因为这类公文很少需要叙述具体的细节和阐述事件的意义。