公文语言以记述为特征，实用为目的，它不追求语言的艺术化，也不以语言的生动性为主要特征，除个别以鼓动、宣传为目的，如鼓动报告、倡议书、商品广告外，它主要是把准确和简洁等作最基本的、也是最高的要求，而规格化（尤其是严格意义上的公文）则是它的一个重要特点。因此，我们可以说，准确性、简洁性、规格性是公文语言的三个基本特征。

公文语言的第一特点是准确性。冯梦龙在《笑府》中讲过一个笑话，大意是说一个苏州人，他的大女婿是个诗人，二女婿是个师爷（秘书）。在老丈人家作客时，大女婿赋诗一首，其中有一句：“清光一片照姑苏”，得到丈人夸奖。但二女婿不服气，提出：“差了，月岂偏照姑苏乎？须云‘姑苏等处’”。当然，这里笑的是二女婿不懂诗，不懂语言的模糊美，犯了“职业病”。二女婿的职业病是什么呢？这就是他长期在公务生活中形成的文要准确的职业本能。撇开这个笑话的戏谑、调侃的成份，它说明了一个基本的事实，就是公文的写作特别要强调准确。如果我们要表扬一个集体，需点一下代表人物时，不在代表人名后加个“等”字，那恐怕会引起误会，弄不好还会挫伤部分同志。在实际写作中，准确性要从两方面加以注意，一方面要求内容准确地反映客观实际。不论是打报告反映问题，还是发指示做工作部署，提出的问题要以客观事实为依据，分析问题以逻辑思维为准绳，绝不能犯主观主义，搞闭门造车，浮华失实。撰写公文，常常要大量运用事例，这方面最易失实。公文失实，向上容易导致错误的决策；向下容易降低公文的严肃性，严重的还会形成错误的指挥。另一方面，公文写作在遣词造句上要准确贴切，符合语法规范。要做到这一点，也得下功夫。作为一个部门的秘书工作者，如果缺乏一定的专业知识，对一些基本行业术语概念不清，不要说自己单独起草不敢下笔，就是看别人的拟文也不敢作只字移动。当然，专业术语的错误，还容易发现，而最容易出错的倒是一些常用的语词。如“意见大体上完全一致”、“产品和质量提高好多倍”、“他那样崇高的革命品质时时浮现在我们的眼前”等等。就是像“不能”、“不准”、“严禁”（程度不同），“一般”、“部分”、“大多数”（范围不一样），实际运用中造成的语气或过重或过轻，范围或过大或过小，都并不少见。由于缺乏一些基本的语法知识和正确的语感，使结构混乱、成份搭配不当、层次混乱和逻辑关系上出毛病，在公文中都是常常看得到的。这样，公文的质量怎么能高呢？过好文字关是准确地反映客观事物的前提，我们应在实际写作中不断提高写作水平。

公文语言的第二个特点是简洁性。实际生活中，长文章到处泛滥，有些领导似乎认为文章不长不足以说明问题，秘书人员也认为文章不长不好交差。这里面有许多原因。当然，也有的的确需要长文章才能说清楚问题。但对以实用为目的的公文来说，如果因为长而被人束之高阁，那就失去了公文写作的意义。短并不是容量小的同义词。做到凝炼而有力地表述事物，用最少的词句表达较多的内容，这是公文语言的一个基本要求。在这里，不要说离题万里、废话套话不允许，就是文字上拖泥带水也是不行的。公文要做到简洁，首先要学会抓重点，谈问题开门见山，不绕圈子；其二在叙述时要学会概括地记述事件，不要动不动就采用“文学笔法”，来点细节描写、气氛烘托、环境渲染之类；其三是注意语言的朴实，不用或少用形容修饰性词语；其四是公文写好以后，反复修改，“竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜”。

要做到文字简练，需要提出的是对一些公文专用语，如拟请、收悉、妥否、据此、函复、周知、切盼、欣悉、该厂、业已颁布、即将下达、既往不咎、准予量才使用等等词语，应尽量掌握，熟练运用。因这些长期在公文实践中形成的词语，有其特定含义，约定俗成，写的人顺手，看的人便当，是有一定生命力的。这些词语不少是文言，配合在一定的公文里，不仅显得文字凝炼，而且还具有庄重、严肃的色彩。我们试想一下，把“二季度在即，我厂缺显像管两万支。望速拨付，以应急需。可否，盼速函复”这样一封函电，改成“二季度快到了，我们厂还缺两万支显像管，希望尽快调拨给我们，好用来满足紧急需要。可以不可以，等待着你们迅速来信答复。”两相比较，后者字数增加近一倍，多费邮资，而且让人觉得罗嗦，不像电文。所以，公文语言要做到简练，应尽量采用书面语言。对人民群众口语中生动而有力的词语，注意在吸收时加以提炼；而对于一些有生命力的文言词也不妨适当吸收，当然，这要加以认真消化，切忌生硬。

公文语言的第三个特点是规格性。这种规格性，表现在上述一套专门的公文语句，还包括一些特殊的体式和行款。所谓特殊的体式和行款，指的是公文（主要是严格意义上的公文）在长期使用过程中形成的一套稳定的式样，就是人们常说的“公文程式”。公文程式（也叫文件结构），一般包括以下几个部份：公文名称（标题）、编号、主送机关、正文、附件、签字盖章、发文年月日、抄送单位、公文上的各种标记（如机密等级、缓急程度等）。在这些组成部分中，又因公文种类的不同，而有种种区别。总的来说，公文名称、主送单位、公文内容、签字盖章是必不可少的，否则，就谈不上是一篇公文，就会影响公文的合法性。对公文程式，尤其是不同种类公文的用途、特点，秘书人员必须烂熟于心，了如指掌。在这方面，要想来点个人创造，可能性是不大的。恰恰相反，拟文时倒真要“亦步亦趋”，老老实实照规矩办。从实际运用看，目前公文规格上还存在不同程度的混乱，如“请示”与“报告”混用，“决定”与“决议”不分，简报中加带请示，该用“通知”的却用了“决定”，基层单位改名称用“启事”的却用了政府部门才有权发布的“公告”等等。

准确性、简洁性、规格性统一在一份具体公文的整体之中，相互依存，不可分割。这三个语言特点表现在修辞方式的选择上，也有其特点。在句式方面，如长短句的安排，整散句的调整，以及对偶、反复、排比等，可以适当运用。公文也要追求生动有力，在一定的修辞范围内也是大有可为的。我们常常看到由于语汇不丰富，公文用来用去老是那么几句熟语套话，或者句式板滞，老是陈述句一用到底，使人读起来乏味。当然，公文在追求生动上，也应有自己的特点。有人把李密的《陈情表》、诸葛亮的前后《出师表》，李斯的《谏逐客书》作为公文的典范，这是有道理的。如它们在深入剖析事理、把握行文的分寸感、既入理又入情的表述方式等。但是从语言风格看，由于是从个人出发打的报告，主观感情色彩异常浓烈。从语言修辞角度来说，现代公文要做到这样实在很难。现代公文除信函、鼓动报告、倡议书等少量文种外，一般由于有法定作者，代团体、企事业单位立言，因此语言往往表现为平实明快，要体现庄重感。公文的力量不在于追求语言的生动，也不在于充溢在字里行间的感情飞扬，它的力量来源于材料的真实可靠，措施的切实可行和真理本身。