(一)会议方案。及早提出会议召开的建议方案，送有关领导审定。会议方案包括会议时间、地点、内容(议题)、参会人员、议程、工作机构、会议材料及会务工作等内容。

(二)会务工作方案。就会议的准备工作提出分工安排，包括会议秘书工作机构的成立及分工，会议材料的撰写分工及完成时限，会议材料印制及装袋，会场布置及氛围营造，会议食宿及交通保障，会议安全保卫，会议文体活动安排，会议宣传报道等。有的时候，还可延伸到各小组的工作方案，把总体方案和各小组细化方案汇总成一个详细的方案。会务工作方案可供有关领导和会议秘书工作机构的人员掌握，作为会务工作依据性文件。

(三)会议须知。包括会议作息时间、会议日程、会议地点、联络人员、联络方式、会议工作机构、会议注意事项、会议服务指南等。须印送会议代表、会务工作人员。

(四)会议主持词。指会议开始、结束和会中套开的会议的主持词，包括会议召开的背景、意义、参会人员、会议议程、分项介绍议程、总结会议效果、提出贯彻会议精神的要求等。主持词送主持会议的领导审定、使用。

(五)会议主题报告。包括会议召开的背景、意义、主题、指导思想、工作回顾、工作打算、希望号召等内容。主题报告是会议的核心文件，一般印送会议代表，有的在会后印送代表。同时，常常附上报告起草说明、名词术语解释等，便于代表理解把握报告精神。

(六)其他需会议审议、讨论的材料。主要包括会议的分题报告，法律法规审议报告，候选人情况介绍等。这类材料不同会议各不相同，印送范围也有差异。

(七)会议有关领导讲话材料。包括有关领导在会议开始时、结束时、各种分会中的讲话，领导在会议中的发言等。这类材料一般只印送讲话领导个人使用，如需学习贯彻则在会议结束后印发。

(八)会议发言材料。主要指在会议交流经验、谈学习体会的材料，这类材料由大会提出统一要求，可印发会议代表。

(九)会议简报。将会议召开的动态消息、会议代表分组讨论发言等内容编成简报，印发会议代表交流。这类材料仅限会中使用。

(十)会议新闻稿。将会议的动态消息、会议的主要精神及时向社会发布，此类稿件需认真审核，统一报道口径，把握报道时机。

(十一)会议决议、公报。在会议结束时，对会议议题作出表决、评价，有的向社会发布。这类材料是会议集体智慧的结晶，政治性、政策性非常强，一定要十分谨慎，严格按照会议要求来发布。