(一)做好协调分工，避免交叉重复。会议文件材料涉及面广、内容多，在材料撰写前要搞好协调。一是主题报告与分题报告、领导讲话内容的划分。主题报告应突出会议的主题、指导思想、总体思路、工作总结的理性思考、工作思路和要求，要与中央、上级文件和指示精神保持高度一致，报告要管“总”，立意要高；分题报告主要侧重专项工作的内容；领导其他讲话应从分管工作的角度，以主题报告为统揽，提出要求，要具有操作性。二是有关领导在会议开始时的讲话与会议结束时讲话的内容划分。如果会议没有主题报告，常常把主要领导在会议开始时的讲话当作主题报告来写，在会议结束时的讲话则主要总结评价会议成效、提出贯彻会议精神要求。对重点工作作出强调。三是党政领导讲话内容划分。党委领导主要从宏观角度讲话，侧重指导思想、总体思路、工作方针政策和要求等内容；政府领导主要从微观角度讲话，侧重工作安排部署和要求等内容。四是会议交流材料。注意选择不同的典型、不同的经验介绍情况，分别从不同角度交流信息、启迪思想。

(二)深入调查研究，翔实占有素材。党代会、全委会、人代会、人大常委会、政协会、政协常委会等会议议题重大，起草会议主题报告、分题报告及领导讲话都必须翔实占有第一手材料，真实反映本地经济社会发展和人民群众的生产生活实际。一是认真学习有关方针政策，吃透精神实质。二是深入调查研究，了解掌握基层情况。起草报告、讲话必须深入基层调研，听取生产一线和老百姓的呼声，反映民意，为会议科学决策提供坚实的基础，否则，就可能使会议开得空洞、脱离实际、脱离群众，没有成效，甚至可能作出错误决策。三是广泛收集其他地区、城市的相关材料，认真学习借鉴，开启思路。

(三)立意扣题，反复锤炼。一是会议文件材料的撰写应当紧紧围绕会议的主题、指导思想来写，抓住会议的灵魂，这样会议材料才有“神”，立意才高。二是快写细磨慢推敲，对文字表述要反复推敲，认真修改，重要文件材料可集中各单位的优势力量进行背靠背的修改或集中讨论，逐条逐句修改，字斟句酌，反复锤炼。

(四)表述一致，维护权威。会议文件材料种类较多，分别由不同的部门、同志分工协作完成，在材料的选用、统计口径、语言表述等方面均有差异。在写作中，涉及相同内容，应使用统一口径的统计数据、语言表述，以免产生歧义。为此，在会议文件材料印制前，应由有关负责同志最后进行一次审核、把关，消灭文件材料中的疏漏。

(五)超前安排，留有余地。会议文件材料尤其是主题报告、分题报告、主要领导讲话起草需花费较长时间， 办公厅(室)的负责人要超前谋划，请示报告有关领导后，早作安排，留足起草、修改和送审的时间，以免被动。