书信是我国最为古老的交流传递信息的方式。在古代，人们可以在书信中向亲人或朋友述说自己的近况，或报平安，或诉苦恼，一切情感及言语都能够通过书信表达。而当代社会，书信仍然有着其不可替代的作用。如在商务活动中，商务书信就有洽谈生意、交流信息及讨论搓商等功用。虽然在社会的快速发展过程中，涌现出了更为现代、更为快捷的通信工具，如手机、传真机、电子邮件等，而且它们在现代商务活动中逐渐普及，但是书信仍旧有着其他通信方式所难以代替的功能，在现代商务通联中仍旧占有不可或缺的地位。

在商务信函中，不必费心撰写华丽的辞藻，不必通篇都是优美的词句，商务信函应当尽量用最为简单、最为朴实的语言准确地表达自己的意思，让对方了解自己所描述的内容就可以了。以下是在商务信函的写作中要遵循的几点要求：

1.书写口语化

商务信函是商务人士互相客流的工具，每封信函都体现出了商务人士的想法和认识。人都是有着丰富情感的，所以商务人士最好能够在信函中体现出真实感性的一面。但是，很多人对此却存在误解，认为商务信函一定要用正正经经的规范语来写，殊不知，那样的文字不仅显得呆板、僵滞，而且也体现不出自己的诚意来•，因为它显得太过普通化了，毫无真情实感在里面。其实我们简单想一下，既然信函是交流工具，那么每次信函的往来就相当于跟对方进行了一次纸上的谈话，所以写信的时候只有尽量口语化，才能够让对方读信函的时候感受到你的热情和友好，甚至让对方感觉你好像就坐在他对面跟他聊天一样亲切、自然。语气、语调要合适

写商务信函的时候，都有一定目的性，所以在信函中要通过合适的语气、语调来反映出自己的目的性。写之前可以细细思量，这封信到底是要达到何种目的？希望这封信对收信人产生什么影响呢？是表示歉意的、劝说性的，还是坚决的、要求性的呢？这些都可以从信函的语气、语调中体现出来。

2．态度要礼貌

这里说的态度要礼貌，并不是说仅仅用一些礼貌用语就可以了，而是从整体的态度上要为他人多考虑、多体谅对方的心情和处境，做到将心比心，如果能够以这种态度去跟人交流，相信他人大都会被你打动，也更乐意同你合作。即便这次合作不成功，也不会因此丧失掉今后合作的机会。

尤其应当注意的是，如果观点存在分歧，一定要理解并尊重对方的观点。假如对方的观点错误或对你指责过度的话，不可唯唯诺诺或是只顺从对方的意愿行事，而是应当有理有据地予以辩解，显示一下你的高姿态，陈述你的观点，但是注意表达的时候要注意利益方面的问题，切勿使用攻击性及冒犯性的语句。

3．表述清楚，简单明了

写商务信函的时候，一定要保证表述信息要清楚，简单明了，尽量用简短的语言表达清楚自己的意图，切勿长篇大论，东拉西扯，言不及义。如果出现了不符合主题或对信函的目的不能产生作用的内容，一定要删掉，因为这些杂乱的内容不仅会阻碍双方的沟通，也暴露出你思维不够明晰，分不清主次。

在商务信函中，如果涉及数据及其他具体信息时，如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到准确无误。这么做不仅能够使双方交流的内容更为清楚，同时也有利于加快工作的进程。

4．感情要真挚，不浮夸

不论是生活中友人之间交往的信函还是生意场上的，最重要也最关键的因素是感情要真诚，所以说，在写信函的时候，不管写什么，都一定要带着十足的诚意去写，尽量体现自己的真诚。当然，表达的时候要朴素、真实，不能浮夸，否则会给人一种虚伪、夸夸其谈的感觉。

5.细心检査

信函写完之后，一定要细心检查一遍。看看正文中有没有错别字和语法错误，这是最为基本的，然后检查一下自己提供的数据、事实等是否有误。这一环节不可大意，因为即便在你的信函中存在一个极小的失误，也可能会影响在沟通方面的可信度，暴露出你的马虎大意来，导致他人对你描述的其他信息也表示怀疑。