秘书替首长搞好接待，必须坚持这样几条原则：

（一）一视同仁

所谓一视同仁，不是说吃的一样，住的一样，一切待遇都一样。这里讲的是态度上，对每个来访者，都要以礼相待。不论上、内、下、外的来访者，都一样的热情。哪怕是不受欢迎者，也不要给他们留下冷冰冰的阴影。要改变门难进、人难见、脸难看、话难听、事难办的衙门作风。做到：“一请坐、二倒茶、三问好、四办事、五送客”。

有的秘书品行不正，就出问题。例如：上面来的讨好，下边来的生硬；有权的来了重礼厚待，无权的来了不闻不问；认识的来了，热情，不认识的来了，冷淡；穿着好的来了彬彬有礼，穿着差的来了爱理不理；男的来了三言两语，女的来了滔滔不绝。如此等等，说明不能一视同仁。

（二）用语文明

从心理学的角度来看，每个人都有程度不同的自卑心理，每个人也都有受人尊重的心理需要。来访者表现得就更为明显，不管抱着什么目的来，都希望得到尊重或理解。秘书在接待中讲究谈话的艺术，用语文明，就会使来访者心理上的需要得到某种满足，这就为接待工作奠定了一个良好的基础。

用语文明，首先要富有情感。话不在多，有情则灵。伴之平易近人的神态，和蔼可亲的笑容，谦虚温和的语调，就能产生最佳效应。其次要始终如一。在正常情况下，秘书都能做到文明用语。但在自己受骂、受辱的情况下还能坚持文明用语，就需要很高的个人修养。能做到这一点，不敢说能把“硬汉说哭，忧妇说笑，蛮者说服”，至少也可以气氛融洽，不出现尴尬。再次，还需要正确的体语相配合。体语包括眼部语言、手部语言、躯干语言等等。体语不仅能传递信息，而且会影响人际互动。例如笑脸相迎（面部语言）、热情握手（手部语言）、侧身让座（躯干语言）等等。再如坐的距离不能太远也不能太近。太远了有敬而远之之感，太近了有缺乏敬重之感，特别是异性间更是如此。一边听一边记，不时点头，眼睛不要东张西望等，都会使来访者感到热情而庄重，产生好感和信任感。

（三）认真负责

对来访者的谈话，都要认真听、记。不能敷衍了事，要弄清问题的原委和实质。该上报的上报，该解释的解释，该办理的马上办理。要按正式程序处理接待中的问题。要设身处地为来访人员着想。决不能踢皮球或骗人。

认真负责还表现为实事求是，坚持原则。介绍成绩不夸大，谈到不足不掩饰，汇报情况要有充分的事实做依据。不信口开河，不随便表态，能办到的努力办，办不到的不许愿。对拿不准的问题，重大原则问题一定要经过请示才能答复办理。

（四）勤俭节约

反腐倡廉在接待中表现明显。坚决反对大吃大喝，铺张浪费，讲排场，摆阔气，超标准，搞特殊。一个客人九个陪。来时接风，中间宴请，走时送行。几顿饭就把一年的血汗吃完了。热情不只表现在吃、住、玩上，更主要的是态度的诚恳和尊重。这样才是既礼貌又节俭。

（五）内外有别

来访者代表组织还是代表个人，是部队人员还是地方同志，是老同志还是后来人，是家人还是外人等等，接待时要有区别。要严守纪律，注意保密。能讲还是不能讲，能多讲还是应少讲，要内外有别，这一点上不能一视同仁。