人们利用语言交流，是通过说、听、传来进行的。在工作的多年实践中，笔者认为“说、听、传”话应是秘书人员的一项基本功，很有必要拿来议议。

说话要适度

秘书人员说话怎么才算适度？首先，要摆正自己位置。在领导面前，秘书是下级而不是下人，秘书和领导一样，宗旨和目标都是一致的，都是人民的公仆。在群众面前，秘书同群众一样，都是普通公民、彼此关系是平等的。秘书人员说话时，关键在于摆正自己位置，“在什么山上唱什么歌”，在什么人前说什么话。其次，说话要有分寸。我们要求秘书人员“直言敢谏”、“勇于进言”，但“直言”和“进言”必须严格把握好分寸。既不能唯领导马首是瞻，看领导脸色行事，投其所好，如同“鹦鹉学舌”，又不能主次颠倒，大言不惭，处处有意无意去显示自己的“能耐”和“高明”，搞“擅权越位”。再次，说话要中听合逻辑。秘书人员说话，面对的“听众”，无论是同仁还是领导，或是群众，在说话时，不仅要讲规范性，而且要讲艺术性。一是说话要注意时间、地点、环境以及对方的性格、情绪、爱好等因素。要随着领导的变更，自觉实行角色转换，尽快适应新环境。“说”到关键处，“帮”到点子上，进行及时、有效、有序的服务。二是说话时要亲切，语言结构要严谨，言词要委婉。古人云：“好言一句三冬暖，恶语伤人六月寒”。无论是对领导还是对群众，亲切入耳的话语是十分重要的。当然，在特定的环境下，也应该根据说话的对象不同，而采取不同的说话方式。一般情况下，对领导要用请示的口气，说话要开门见山、简明扼要，有真凭实据，留有回旋余地；对群众要用商量的口气，要热情、直爽，寓情于理，以情动人，以理服人，恰到好处。无论对领导，还是对群众，在情绪激动时，都要特别注意控制自己，善于“扳道叉”，学会“急刹车”，切莫怒不择词，出语伤人。三是要说内行话、说有针对性的话，切忌说外行话、说离谱的话、说过头话，更不得话不达意，东一榔头，西一锤子，让听者“丈二和尚摸不着头脑”。

听话要分析

秘书人员经常与领导、与群众打交道，自然会听到来自方方面面的话。要向领导汇报反映情况，就离不开“听话”。在听话的过程中，不能是“传声筒”、“复印机”，更不能道听途说，而要认真分析，由此及彼，由表及里，去粗取精，去伪存真，从而为领导出好主意，提好建议，当好参谋。因此，秘书人员要区别不同对象，学会“听话”。一是听领导的指示要认真领会意图，听从而不盲从。领导谈话，秘书人员要洗耳恭听，紧紧“跟踪”，及时分析其言内之意、认真体察其话外之音，留心观察其思维和方法。这种“跟踪”和“留心”，是为了随时掌握情况，明白“真谛”，做好服务工作。二是听群众呼声，要寻根究底，问个明白，不要以偏概全。基层干部的反映。群众的呼声，有的可能是意见、建议或要求，有的则可能是委屈或烦恼。对此，应善解人意，全面了解事情发生的来龙去脉。对于合理建议，应虚心接受，并记录在册；对于意见或要求，应持友善、诚恳、慎重的态度，让其充分把话说完，并适时向领导汇报，以便得到及时有效解决，切忌不加斟酌，仓促表态。三是听社会舆论，要分析筛选，及时向领导反馈，不得听之任之。如属于决策本身不科学的问题，要提出修改完善决策的建议，并及时反馈给本级或上级党委，以便适时调整、补充、完善决策；如属于执行单位的问题，要积极协调，督促解决，配合领导抓落实；牵涉几个单位或全局性的问题，要及时向领导报告，以便领导出面协调，促成问题的解决，畅通决策落实的渠道。

传话要准确

传话要准确，必须从三个方面着手：务求及时干练。传话要快，要按领导的规定和时限要求，不靠、不等、不拖、不推。一般情况下，凡属秘书人员职责范围内的工作要按主动安排，早办快办，雷厉风行，做到小事不过夜，大事不过期。

忠于客观事实。向领导传递信息，要有喜报喜，有忧报忧。传话不能带私念、偏见和成见，不能为了实现个人的某种愿望，掺差使假。向群众传达领导指示，要接领导的要求办事，一丝不苟，凡涉及到时间、地点、人员、数据和事实等具体问题时，都要准确无误。

把握对象范围。有时候为了工作需要，传话还要讲究方式，注意尺度，把握对象，控制范围。看哪些话该传，哪些话不该传，要惦惦分量，心中有数。为了避免领导之间、上下级之间产生分歧，必须把引发矛盾冲突的不利因素消灭在萌芽状态。对于有关领导、领导之间或领导对下级有不好看法的一些言论，都不能随意传话给对方，而要采取变换语气和角度，选择适当场会说明的方法，才是明智之举