会议能否成功地举行，会前的计划和准备非常重要。一般来说，在筹划一个正式会议或准备一次非正式会议时应遵循如下几个步骤：

一、确定会议宗旨

会议计划的第一项任务是这次会议是否必要，要考虑对于政府部门和企业的日常工作有无意义和作用，意义和作用到底有多大，是否一定要通过会议这种形式。作为会议组织者，还要考虑会议的类型。在商务中，主要的会议种类包括旨在解决问题的会议、调查问题的会议、小组会议、培训会议、工作回顾或展示会议，以及为鼓励员工而召开的动员会议等等。

二、成立会务组

为了保证会议的顺利进行，可以挑选工作人员成立会务组。会务组可以再分为会务小组和接待小组，前者侧重负责布置会场，会议文件的准备、分发；后者主要负责与会人员的迎送、食宿、购物等事宜。

三、确定会议议程

一般来说，会议议程应包括会议时间和地点、会议目的、会议议题 的顺序。议议题的顺序对会议顺利进行举足轻重，主席在制定会议议程时必须记住：

(1)某些议题将使会议团结一致，而另外一些可能会分裂会议。

(2)会议初期，与会者精神饱满，因此要把需要创造性和投入大量精力的议题放在会议议程的前半部分。

(3)整个会议持续时间不应超过两个小时（以60-90分钟为宜），会议开上两个小时之后，就很难讨论出有意义的结果，通常只要一个半小时就足够把所有的议案理出一个头绪了。

(4)会议议程议题清楚明确，使成员有机会在会前集中其思想和信息，这样会使正式会议信息充足，效果更佳。

(5)会议的议题所需的支撑材料往往会影响会议议程与实际开会的间隔时间。例如，若支撑材料庞大，内容复杂，一周的间隔也就够了；材料不多或没有那么多议程，开会前两三天发出即可。当然，会议议程发放过早对保证出席会议并不必要，因为有的成员会丢失或忘记有会议议程这回事。

四、确定与会人员

出席会议的人数越多，这个会就越复杂，时间也越长，费用就越高。研究表明，当4个人的会议增加到5个人时，其复杂的程度将增加127%.一般情况下不同类型会议的理想出席人数为：解决问题型少于5人；调查问题型少于10人；工作回顾或展示型小于30人；动员型越多越好。

五、拟发会议通知

与会人员确定后，即可向与会人员发出通知，以便他们做好参加会议的准备工作,并做好最后的准备工作。